Poland menjadikan portal elektronik MOS sebagai satu-satunya saluran pengajuan seiring biaya izin tinggal naik empat kali lipat

Reformasi digital imigrasi Polandia yang telah lama direncanakan kini resmi diterapkan. Mulai 1 Januari 2026, semua permohonan izin tinggal sementara—termasuk perpanjangan bagi pemegang Kartu Biru UE dan anggota keluarga pendamping—harus diajukan secara eksklusif melalui portal online Moduł Obsługi Spraw (MOS). Berkas kertas yang diserahkan ke salah satu dari 16 kantor voivodeship kini secara hukum dianggap “tidak diajukan,” sehingga perusahaan dan tenaga kerja asing harus segera beradaptasi dengan sistem baru ini.

Kementerian Dalam Negeri menyatakan bahwa perubahan ini akan memangkas waktu proses rata-rata hingga 30 persen setelah masalah awal diperbaiki. Untuk membiayai tambahan petugas kasus, hosting cloud, dan keamanan siber, biaya pemerintah naik drastis pada hari yang sama: biaya standar izin tinggal naik dari PLN 100 menjadi PLN 400, dan izin pekerja yang dikirim naik menjadi PLN 800. Tarif konsuler juga meningkat, dengan visa nasional (tipe D) menjadi €200 dan visa Schengen (tipe C) menjadi €90. Anggaran mobilitas yang dibuat beberapa minggu sebelumnya pun kini harus direvisi secara signifikan.



Pengguna awal menyambut baik fitur pelacakan kasus secara real-time, namun banyak yang melaporkan kendala teknis seperti sertifikat tanda tangan elektronik yang gagal diunggah, sesi yang berakhir tiba-tiba tanpa peringatan, serta antarmuka yang hanya tersedia dalam bahasa Polandia sehingga perusahaan kecil harus mencari penerjemah. Konsultan imigrasi kini menyarankan tim HR perusahaan untuk mengambil tangkapan layar setiap langkah pengajuan dan menyiapkan tambahan waktu dua hingga tiga jam per kasus sampai portal stabil.

Secara strategis, fase pertama MOS baru permulaan. Pengajuan izin tinggal permanen, kewarganegaraan, pekerja musiman, dan Kartu Biru UE dijadwalkan akan dipindahkan ke MOS pada pertengahan 2026. Perusahaan yang mulai berinvestasi sekarang dalam pengadaan tanda tangan elektronik, pelatihan staf, dan pengembangan keahlian “power-user” terpusat akan lebih siap mematuhi aturan baru. Sebaliknya, perusahaan yang tidak beradaptasi berisiko membuat karyawan kehilangan status hukum dan hak bekerja karena berkas kertas tidak lagi diterima.

Tips praktis bagi manajer mobilitas: petakan peran dan hak akses di MOS, perbarui perkiraan biaya internal, revisi surat penawaran kerja untuk mencerminkan kenaikan biaya pemerintah, dan beri kelonggaran waktu dalam proses onboarding. Yang terpenting, ingatkan karyawan yang bepergian bahwa berkas MOS yang ditolak dianggap tidak pernah diajukan, sehingga warga asing tersebut tidak memiliki dasar hukum untuk tinggal atau bekerja di Polandia.