Polen zet langverwachte digitale immigratiehervorming om in praktijk
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle aanvragen voor tijdelijke verblijfsvergunningen – inclusief verlengingen voor houders van de EU Blue Card en hun gezinsleden – uitsluitend via het online portaal Moduł Obsługi Spraw (MOS) worden ingediend. Papieren dossiers die bij een van de 16 provinciale kantoren worden ingeleverd, worden voortaan juridisch als “niet ingediend” beschouwd. Werkgevers en buitenlandse werknemers moesten hun procedures daardoor van de ene op de andere dag aanpassen.
Het ministerie van Binnenlandse Zaken verwacht dat de overstap, zodra de eerste kinderziektes zijn opgelost, de gemiddelde verwerkingstijd met 30 procent zal verkorten. Om extra medewerkers, cloudhosting en cyberbeveiliging te financieren, zijn de overheidskosten op dezelfde dag fors verhoogd: de standaardkosten voor een verblijfsvergunning stegen van 100 naar 400 PLN, en voor vergunningen voor gedetacheerde werknemers naar 800 PLN. Ook consulaire tarieven gingen omhoog, waardoor het nationale visum (type D) nu 200 euro kost en het Schengenvisum (type C) 90 euro. Dit heeft de mobiliteitsbudgetten die slechts enkele weken eerder waren opgesteld flink onder druk gezet.
![Polen maakt MOS e-portaal de enige indieningsmogelijkheid nu verblijfsvergunningkosten verviervoudigen]()
Vroege gebruikers waarderen de mogelijkheid om hun aanvraag in real-time te volgen, maar melden ook ‘kinderziektes’: gekwalificeerde e-handtekeningcertificaten worden niet geüpload, sessies verlopen zonder waarschuwing en de Poolstalige interface zorgt bij kleinere werkgevers voor vertaalproblemen. Immigratieadviseurs raden HR-teams aan om van elke stap een screenshot te maken en per aanvraag twee tot drie extra uren in te calculeren totdat het portaal stabiel draait.
Strategisch gezien is fase 1 van MOS slechts het begin. Aanvragen voor permanente verblijfsvergunningen, burgerschap, seizoenswerkers en EU Blue Cards worden medio 2026 ook via MOS verwerkt. Bedrijven die nu investeren in e-handtekeningen, training van personeel en gecentraliseerde ‘power-user’ kennis, zijn het beste voorbereid om te voldoen aan de nieuwe regels. Wie dat niet doet, loopt het risico dat werknemers hun verblijfsstatus verliezen en daardoor niet meer mogen werken, omdat papieren dossiers niet meer in behandeling worden genomen.
Praktische tips voor mobiliteitsmanagers: breng MOS-rollen en -rechten in kaart, werk interne kostenramingen bij, pas contractaanbiedingen aan met de hogere overheidskosten en bouw extra tijd in bij onboarding. Bovenal: waarschuw reizende werknemers dat een afgewezen MOS-aanvraag wordt gezien als nooit ingediend, waardoor zij geen legaal recht meer hebben om in Polen te verblijven of te werken.
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle aanvragen voor tijdelijke verblijfsvergunningen – inclusief verlengingen voor houders van de EU Blue Card en hun gezinsleden – uitsluitend via het online portaal Moduł Obsługi Spraw (MOS) worden ingediend. Papieren dossiers die bij een van de 16 provinciale kantoren worden ingeleverd, worden voortaan juridisch als “niet ingediend” beschouwd. Werkgevers en buitenlandse werknemers moesten hun procedures daardoor van de ene op de andere dag aanpassen.
Het ministerie van Binnenlandse Zaken verwacht dat de overstap, zodra de eerste kinderziektes zijn opgelost, de gemiddelde verwerkingstijd met 30 procent zal verkorten. Om extra medewerkers, cloudhosting en cyberbeveiliging te financieren, zijn de overheidskosten op dezelfde dag fors verhoogd: de standaardkosten voor een verblijfsvergunning stegen van 100 naar 400 PLN, en voor vergunningen voor gedetacheerde werknemers naar 800 PLN. Ook consulaire tarieven gingen omhoog, waardoor het nationale visum (type D) nu 200 euro kost en het Schengenvisum (type C) 90 euro. Dit heeft de mobiliteitsbudgetten die slechts enkele weken eerder waren opgesteld flink onder druk gezet.
Vroege gebruikers waarderen de mogelijkheid om hun aanvraag in real-time te volgen, maar melden ook ‘kinderziektes’: gekwalificeerde e-handtekeningcertificaten worden niet geüpload, sessies verlopen zonder waarschuwing en de Poolstalige interface zorgt bij kleinere werkgevers voor vertaalproblemen. Immigratieadviseurs raden HR-teams aan om van elke stap een screenshot te maken en per aanvraag twee tot drie extra uren in te calculeren totdat het portaal stabiel draait.
Strategisch gezien is fase 1 van MOS slechts het begin. Aanvragen voor permanente verblijfsvergunningen, burgerschap, seizoenswerkers en EU Blue Cards worden medio 2026 ook via MOS verwerkt. Bedrijven die nu investeren in e-handtekeningen, training van personeel en gecentraliseerde ‘power-user’ kennis, zijn het beste voorbereid om te voldoen aan de nieuwe regels. Wie dat niet doet, loopt het risico dat werknemers hun verblijfsstatus verliezen en daardoor niet meer mogen werken, omdat papieren dossiers niet meer in behandeling worden genomen.
Praktische tips voor mobiliteitsmanagers: breng MOS-rollen en -rechten in kaart, werk interne kostenramingen bij, pas contractaanbiedingen aan met de hogere overheidskosten en bouw extra tijd in bij onboarding. Bovenal: waarschuw reizende werknemers dat een afgewezen MOS-aanvraag wordt gezien als nooit ingediend, waardoor zij geen legaal recht meer hebben om in Polen te verblijven of te werken.
Hoe VisaHQ kan helpen
VisaHQ vereenvoudigt de visumaanvraag voor particulieren en bedrijven. Bekijk de actuele reisvereisten, bereid de benodigde documenten voor en beheer uw aanvraag online via het VisaHQ-portaal voor Polen.Meer van Polen
Bekijk alles
Pools MOS e-portaal nu verplicht voor alle verblijfsvergunningaanvragen, terwijl de aanvraagkosten verviervoudigen
Polen sluit 10 grensovergangen met Rusland en Wit-Rusland, vrachtverkeer en reizigers worden omgeleid
