Le notifiche elettroniche diventano obbligatorie per le modifiche ai permessi di lavoro in Polonia

L'Ufficio del Voivodato di Lublino ha emesso un avviso nazionale per ricordare ai datori di lavoro che, a partire dal 1° giugno 2026, tutte le comunicazioni relative a modifiche rilevanti ai permessi di lavoro di tipo A per lavoratori stranieri dovranno essere presentate esclusivamente tramite il portale governativo praca.gov.pl. La direttiva, pubblicata il 3 giugno, fa riferimento all’Articolo 19 della Legge sulle Condizioni di Impiego degli Stranieri, che obbliga ogni azienda titolare di un permesso di lavoro a informare l’autorità competente se un lavoratore straniero (1) non inizia a lavorare entro due mesi dalla data di validità del permesso; (2) interrompe il lavoro per più di due mesi consecutivi; o (3) termina il rapporto di lavoro almeno due mesi prima della scadenza del permesso.

Fino ad ora molti datori di lavoro, in particolare PMI e agenzie per il lavoro, inviavano queste comunicazioni previste dall’Articolo 19 tramite posta o e-mail. La nuova norma fa parte della più ampia transizione della Polonia verso un’amministrazione digitale integrata per la gestione dell’immigrazione, in linea con la piattaforma MOS 2.0 per i permessi di soggiorno lanciata ad aprile e con l’obbligo nazionale del Profilo Fidato (Profil Zaufany) per l’identità digitale.



Per i team di mobilità aziendale e risorse umane, il cambiamento ha un impatto operativo significativo. La mancata presentazione tempestiva della comunicazione elettronica può comportare sanzioni fino a 2.000 PLN e complicare i rinnovi futuri dei permessi, mentre una corretta trasmissione consente alle autorità di riallocare più rapidamente le quote di permessi di lavoro non utilizzate. Le multinazionali che esternalizzano la gestione delle buste paga a fornitori locali dovrebbero verificare che i contratti di servizio includano esplicitamente l’adempimento online dell’Articolo 19.

Praticamente, l’interfaccia di praca.gov.pl permette ai datori di lavoro di accedere tramite un account aziendale e-PUAP o tramite il Profilo Fidato di un rappresentante designato. Dopo il login, gli utenti selezionano “Dalsza korespondencja do urzędu” (Ulteriore corrispondenza con l’ufficio) e caricano il modulo elettronico compilato; viene restituito immediatamente un numero di riferimento sicuro. I consulenti per l’immigrazione raccomandano di esportare il PDF di conferma nel fascicolo personale del dipendente per eventuali controlli.

Guardando al futuro, il Ministero del Lavoro ha anticipato che entro il 2027 regole simili esclusivamente digitali saranno applicate anche alle dichiarazioni per il lavoro stagionale e al processo di “dichiarazione di affidamento del lavoro a uno straniero”, rafforzando ulteriormente la direzione della Polonia verso un’amministrazione dell’immigrazione unificata e senza carta.