أصدر مكتب محافظة لوبلين تحذيرًا على مستوى البلاد يذكّر أصحاب العمل بأنه اعتبارًا من 1 يونيو 2026، يجب تقديم جميع الإشعارات المتعلقة بالتغييرات الجوهرية في تصاريح العمل من النوع أ للعمال الأجانب حصريًا عبر البوابة الحكومية praca.gov.pl. جاء هذا التوجيه، الذي نُشر في 3 يونيو، استنادًا إلى المادة 19 من قانون شروط توظيف الأجانب، والتي تلزم أي شركة تحمل تصريح عمل بإبلاغ الجهة المصدرة إذا كان العامل الأجنبي (1) لم يبدأ العمل خلال شهرين من تاريخ صلاحية التصريح؛ (2) توقف عن العمل لأكثر من شهرين متتاليين؛ أو (3) أنهى العمل قبل شهرين على الأقل من انتهاء صلاحية التصريح. حتى الآن، كان العديد من أصحاب العمل، خاصة الشركات الصغيرة والمتوسطة ووكالات التوظيف، يقدمون هذه الإشعارات بموجب المادة 19 عبر البريد أو البريد الإلكتروني. تأتي القاعدة الجديدة ضمن توجه بولندا الأوسع نحو الحكومة الإلكترونية الشاملة في معالجة قضايا الهجرة، متزامنة مع إطلاق منصة MOS 2.0 لتصاريح الإقامة في أبريل ومتطلب الهوية الرقمية الوطنية "الملف الموثوق" (Profil Zaufany). بالنسبة لفرق التنقل المؤسسي والموارد البشرية، يمثل هذا التغيير أهمية تشغيلية كبيرة. إذ أن عدم تقديم الإشعار الإلكتروني في الوقت المحدد قد يؤدي إلى فرض غرامات تصل إلى 2000 زلوتي بولندي ويعقد تجديد التصاريح المستقبلية، في حين أن التقديمات الدقيقة تتيح للسلطات إعادة تخصيص حصص تصاريح العمل غير المستخدمة بسرعة أكبر. وينبغي على أصحاب العمل متعددين الجنسيات الذين يعهدون بعمليات الرواتب لمزودين محليين التأكد من أن عقود الخدمة تغطي الآن صراحة الامتثال الإلكتروني للمادة 19. عمليًا، تتيح واجهة praca.gov.pl لأصحاب العمل تسجيل الدخول باستخدام حساب e-PUAP الخاص بالشركة أو الملف الموثوق لممثل معين. بعد تسجيل الدخول، يختار المستخدمون "المراسلات الإضافية إلى المكتب" (Dalsza korespondencja do urzędu) ويرفعون النموذج الإلكتروني المكتمل؛ ويتم استلام رقم مرجعي آمن على الفور. ينصح مستشارو الهجرة بحفظ ملف تأكيد PDF في ملف الموظف تحسبًا لأي تدقيقات. وعلى المدى البعيد، ألمح وزارة العمل إلى أن قواعد رقمية مماثلة ستطبق بحلول عام 2027 على بيانات العمل الموسمي وعملية "إعلان تكليف العمل لأجنبي"، مما يعزز مسار بولندا نحو إدارة هجرة موحدة وخالية من الأوراق.
