Văn phòng tỉnh Lublin vừa phát đi cảnh báo toàn quốc nhắc nhở các nhà tuyển dụng rằng, kể từ ngày 1 tháng 6 năm 2026, tất cả các thông báo liên quan đến thay đổi quan trọng trong giấy phép lao động loại A cho người lao động nước ngoài phải được gửi duy nhất qua cổng thông tin chính phủ praca.gov.pl. Hướng dẫn này, được công bố ngày 3 tháng 6, dựa trên Điều 19 của Luật về Điều kiện sử dụng lao động nước ngoài, quy định rằng bất kỳ công ty nào có giấy phép lao động đều phải thông báo cho cơ quan cấp phép nếu người lao động nước ngoài (1) không bắt đầu làm việc trong vòng hai tháng kể từ ngày giấy phép có hiệu lực; (2) tạm ngừng làm việc liên tục hơn hai tháng; hoặc (3) kết thúc hợp đồng ít nhất hai tháng trước khi giấy phép hết hạn. Trước đây, nhiều nhà tuyển dụng—đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ và các công ty cung ứng nhân sự—thường gửi các thông báo theo Điều 19 này qua bưu điện hoặc email. Quy định mới này là một phần trong chiến lược chuyển đổi toàn diện sang chính phủ điện tử trong xử lý nhập cư của Ba Lan, đồng bộ với nền tảng cấp phép cư trú MOS 2.0 ra mắt tháng 4 và yêu cầu nhận diện số quốc gia Trusted Profile (Profil Zaufany). Đối với các đội ngũ quản lý nhân sự và di chuyển lao động quốc tế, thay đổi này có ý nghĩa quan trọng về mặt vận hành. Việc không gửi thông báo điện tử đúng hạn có thể bị phạt lên đến 2.000 PLN và gây khó khăn cho việc gia hạn giấy phép trong tương lai, trong khi việc gửi thông báo chính xác giúp cơ quan chức năng phân bổ lại hạn ngạch giấy phép lao động chưa sử dụng nhanh hơn. Các nhà tuyển dụng đa quốc gia thuê ngoài dịch vụ trả lương tại địa phương nên kiểm tra kỹ hợp đồng dịch vụ để đảm bảo đã bao gồm việc tuân thủ trực tuyến theo Điều 19. Về mặt thực tiễn, giao diện praca.gov.pl cho phép nhà tuyển dụng đăng nhập bằng tài khoản e-PUAP của công ty hoặc Trusted Profile của đại diện được ủy quyền. Sau khi đăng nhập, người dùng chọn mục ‘Dalsza korespondencja do urzędu’ (Thư từ tiếp theo với cơ quan) và tải lên mẫu đơn điện tử đã hoàn thành; hệ thống sẽ trả về ngay số tham chiếu bảo mật. Các chuyên gia tư vấn nhập cư khuyến nghị xuất file PDF xác nhận để lưu vào hồ sơ nhân sự của người lao động phòng trường hợp kiểm tra. Trong tương lai, Bộ Lao động Ba Lan cũng đã gợi ý rằng đến năm 2027, các quy định chỉ áp dụng hình thức điện tử tương tự sẽ được mở rộng cho các bản khai công việc theo mùa và quy trình ‘khai báo giao việc cho người nước ngoài’, tiếp tục củng cố hướng đi của Ba Lan về quản lý nhập cư thống nhất, không giấy tờ.
