Notificaciones electrónicas ahora obligatorias para cambios en permisos de trabajo en Polonia

La Oficina de la Voivodía de Lublin ha emitido una alerta nacional recordando a los empleadores que, a partir del 1 de junio de 2026, todas las notificaciones sobre cambios clave en los permisos de trabajo tipo A para trabajadores extranjeros deberán presentarse exclusivamente a través del portal gubernamental praca.gov.pl. La directriz, publicada el 3 de junio, hace referencia al Artículo 19 de la Ley sobre las Condiciones para el Empleo de Extranjeros, que obliga a cualquier empresa con un permiso de trabajo a informar a la autoridad emisora si un empleado extranjero (1) no comienza a trabajar dentro de los dos meses siguientes a la fecha de validez del permiso; (2) interrumpe su trabajo por más de dos meses consecutivos; o (3) finaliza su empleo al menos dos meses antes de que expire el permiso.

Hasta ahora, muchos empleadores —especialmente pymes y agencias de empleo— enviaban estas “notificaciones del Artículo 19” por correo postal o electrónico. La nueva norma forma parte de la transición de Polonia hacia un gobierno electrónico integral en la gestión migratoria, en línea con la plataforma de permisos de residencia MOS 2.0 lanzada en abril y el requisito nacional del Perfil de Confianza (Profil Zaufany) para la identidad digital.



Para los equipos de movilidad corporativa y recursos humanos, este cambio tiene un impacto operativo importante. No presentar la notificación electrónica a tiempo puede acarrear multas de hasta 2,000 PLN y complicar las renovaciones futuras de permisos, mientras que las presentaciones correctas permiten a las autoridades reasignar más rápidamente las cuotas de permisos de trabajo no utilizadas. Los empleadores multinacionales que externalizan la nómina a proveedores locales deben asegurarse de que sus contratos de servicio incluyan explícitamente el cumplimiento en línea del Artículo 19.

En la práctica, la interfaz de praca.gov.pl permite a los empleadores iniciar sesión con una cuenta e-PUAP de la empresa o con el Perfil de Confianza de un representante designado. Una vez dentro, los usuarios seleccionan “Dalsza korespondencja do urzędu” (Correspondencia adicional con la oficina) y cargan el formulario electrónico completado; se recibe al instante un número de referencia seguro. Los asesores migratorios recomiendan exportar el PDF de confirmación al expediente del empleado para posibles auditorías.

De cara al futuro, el Ministerio de Trabajo ha señalado que para 2027 reglas similares de presentación exclusivamente digital se aplicarán a las declaraciones de trabajo estacional y al proceso de “declaración de encomendar trabajo a un extranjero”, reforzando aún más la tendencia de Polonia hacia una administración migratoria unificada y sin papel.