Het Lublin Voivodeschap heeft een landelijke waarschuwing uitgegeven voor werkgevers dat vanaf 1 juni 2026 alle meldingen over belangrijke wijzigingen in type-A werkvergunningen voor buitenlandse werknemers uitsluitend via het overheidsportaal praca.gov.pl moeten worden ingediend. De richtlijn, gepubliceerd op 3 juni, verwijst naar artikel 19 van de Wet op de voorwaarden voor het in dienst nemen van buitenlanders. Deze wet verplicht bedrijven met een werkvergunning om de uitgevende instantie te informeren als een buitenlandse werknemer (1) niet binnen twee maanden na de ingangsdatum van de vergunning aan het werk gaat; (2) het werk meer dan twee aaneengesloten maanden onderbreekt; of (3) de arbeidsovereenkomst minstens twee maanden voor het verlopen van de vergunning beëindigt. Tot nu toe stuurden veel werkgevers – vooral het MKB en uitzendbureaus – deze ‘artikel 19-meldingen’ per post of e-mail. De nieuwe regel maakt deel uit van Polen’s bredere overgang naar volledige digitale overheid bij immigratieprocessen, in lijn met het in april gelanceerde MOS 2.0 verblijfsvergunningenplatform en de landelijke verplichting voor een digitaal betrouwbaar profiel (Profil Zaufany). Voor corporate mobiliteit en HR-teams is deze verandering operationeel van groot belang. Het niet tijdig elektronisch indienen van een melding kan leiden tot boetes tot 2.000 PLN en bemoeilijkt toekomstige vergunningverlengingen, terwijl correcte meldingen de autoriteiten in staat stellen ongebruikte werkvergunningquota sneller toe te wijzen. Multinationals die payroll uitbesteden aan lokale dienstverleners doen er goed aan om te controleren of hun servicecontracten nu expliciet online naleving van artikel 19 omvatten. Praktisch gezien kunnen werkgevers via praca.gov.pl inloggen met een bedrijfs-e-PUAP-account of het Vertrouwde Profiel van een aangewezen vertegenwoordiger. Na inloggen kiest men ‘Dalsza korespondencja do urzędu’ (Verdere correspondentie met het kantoor) en uploadt het ingevulde e-formulier; direct wordt een beveiligd referentienummer gegenereerd. Immigratieadviseurs raden aan de bevestiging als PDF op te slaan in het personeelsdossier van de werknemer voor eventuele controles. Vooruitkijkend heeft het Ministerie van Arbeid aangegeven dat vanaf 2027 vergelijkbare digitale-only regels zullen gelden voor seizoenswerkverklaringen en de ‘verklaring van het toevertrouwen van werk aan een buitenlander’, waarmee Polen zijn koers naar een uniforme, papierloze immigratie-administratie verder versterkt.
