Das Amt der Woiwodschaft Lublin hat eine landesweite Warnung herausgegeben und erinnert Arbeitgeber daran, dass ab dem 1. Juni 2026 alle Meldungen zu wesentlichen Änderungen bei Typ-A-Arbeitserlaubnissen für ausländische Arbeitnehmer ausschließlich über das Regierungsportal praca.gov.pl eingereicht werden müssen. Die am 3. Juni veröffentlichte Richtlinie verweist auf Artikel 19 des Gesetzes über die Beschäftigungsbedingungen von Ausländern, der Unternehmen mit Arbeitserlaubnis verpflichtet, die ausstellende Behörde zu informieren, wenn ein ausländischer Mitarbeiter (1) nicht innerhalb von zwei Monaten nach Gültigkeitsbeginn der Erlaubnis die Arbeit aufnimmt; (2) die Arbeit für mehr als zwei aufeinanderfolgende Monate unterbricht; oder (3) das Arbeitsverhältnis mindestens zwei Monate vor Ablauf der Erlaubnis beendet. Bisher reichten viele Arbeitgeber – insbesondere kleine und mittlere Unternehmen sowie Zeitarbeitsfirmen – diese „Artikel-19-Meldungen“ per Post oder E-Mail ein. Die neue Regel ist Teil von Polens umfassender Umstellung auf eine durchgängige E-Government-Lösung im Bereich der Einwanderungsverfahren und ergänzt die im April gestartete MOS 2.0-Plattform für Aufenthaltserlaubnisse sowie die landesweite digitale Identitätsanforderung „Profil Zaufany“ (Vertrauensprofil). Für Teams im Bereich Unternehmensmobilität und Personalwesen ist die Änderung von großer praktischer Bedeutung. Eine verspätete elektronische Meldung kann Bußgelder von bis zu 2.000 PLN nach sich ziehen und die zukünftige Verlängerung von Arbeitserlaubnissen erschweren, während korrekte Meldungen den Behörden eine schnellere Umverteilung ungenutzter Arbeitserlaubniskontingente ermöglichen. Multinationale Arbeitgeber, die die Lohnabrechnung an lokale Dienstleister auslagern, sollten prüfen, ob ihre Serviceverträge nun ausdrücklich die Online-Erfüllung der Artikel-19-Pflichten abdecken. Praktisch ermöglicht die praca.gov.pl-Oberfläche Arbeitgebern die Anmeldung über ein Firmen-ePUAP-Konto oder das Vertrauensprofil eines bevollmächtigten Vertreters. Nach dem Login wählen die Nutzer „Dalsza korespondencja do urzędu“ (Weitere Korrespondenz an die Behörde) und laden das ausgefüllte E-Formular hoch; eine sichere Referenznummer wird sofort zurückgegeben. Einwanderungsberater empfehlen, die Bestätigungs-PDF in der Personalakte des Mitarbeiters zu speichern, um bei Prüfungen gewappnet zu sein. Für die Zukunft deutet das Arbeitsministerium an, dass ab 2027 ähnliche digitale Meldepflichten für Saisonarbeitsmeldungen und die „Erklärung zur Übertragung der Arbeit an einen Ausländer“ gelten werden, was Polens Weg zu einer einheitlichen, papierlosen Einwanderungsverwaltung weiter festigt.
