HR Alert: Strengere naleving voor buitenlandse werknemers voorafgaand aan quota 2026

VisaHQ en Business Insider Polska waarschuwen dat de herziening van de Poolse Wet op Buitenlandse Arbeid in 2025 slechts het begin is van een bredere aanscherping van de naleving. Vanaf 1 januari 2026 komen werkgevers voor drie grote veranderingen te staan: (1) de speciale wet die werkvergunningquota voor meer dan een miljoen ontheemde Oekraïners opschort, verloopt mogelijk, waardoor de jaarlijkse limieten weer van kracht worden; (2) de wettelijke verhoging van het minimumloon in Polen zal automatisch de salarisdrempels verhogen die zijn vastgelegd in de regels voor werkvergunningen en gecombineerde vergunningen; en (3) een conceptverordening stelt snelle boetes voor bedrijven voor die de autoriteiten niet binnen zeven dagen informeren wanneer een buitenlandse werknemer niet aan de slag gaat.

De dit jaar landelijk ingevoerde elektronische indiening geeft arbeidsinspecteurs realtime inzicht in vergunninggegevens, maar heeft ook inconsistenties tussen de kantoren van de voivode aan het licht gebracht. Juridische adviseurs voorspellen dat de concurrentie om het beperkte aantal vergunningen zal toenemen zodra de Oekraïense beschermingsmaatregel vervalt, wat leidt tot langere verwerkingstijden en hogere wervingskosten.



Multinationals voeren al eindejaarscontroles uit om de functies die afhankelijk zijn van Oekraïens talent in kaart te brengen en HR-personeel te trainen in het vernieuwde e-portaal. Praktische tips zijn onder meer het budgetteren van langere doorlooptijden voor verlengingen, het bijwerken van kostenmodellen voor gedetacheerde werknemers en het herzien van verhuisvergoedingen, aangezien loonstijgingen expats in hogere belastingschijven kunnen brengen. Het niet aanpassen kan leiden tot boetes tot PLN 50.000 volgens de wijzigingen van juni 2025.

Bedrijfsorganisaties steunen de digitalisering, maar dringen er bij de overheid op aan om de quotaregels te verduidelijken voordat de jaarlijkse planningscycli sluiten en om een landelijke FAQ te publiceren om regionale verschillen te verminderen.