Werkgevers Bereiden Zich Voor op 2026 Nu Polen Strengere Regels voor Buitenlandse Werknemers Invoert

Een diepgaand artikel van Business Insider Polska, bevestigd op 24 november door VisaHQ, belicht hoe de herziening van de Poolse wet op buitenlandse arbeid in 2025 – met volledige digitalisering van werkvergunningaanvragen en strengere meldingsverplichtingen – de HR-afdelingen al flink onder druk zet. Elektronische indiening zorgt voor realtime inzicht, maar heeft ook inconsistenties tussen de kantoren van de voivode blootgelegd, waardoor bedrijven onzeker zijn over hoe ze moeten voldoen aan de nieuwe meldingsregels voor de startdatum binnen zeven dagen.

Drie belangrijke mijlpalen staan gepland voor 2026. Ten eerste verloopt de speciale wet die meer dan een miljoen ontheemde Oekraïners vrijstelt van de standaard werkvergunningquota, wat mogelijk leidt tot herinvoering van jaarlijkse limieten tenzij de wetgevers ingrijpen. Ten tweede zorgt een wettelijke verhoging van het nationale minimumloon per 1 januari automatisch voor hogere salarisdrempels in de werkvergunning- en single-permitregelgeving (zie apart artikel hieronder). Ten derde zouden conceptregels de seizoensarbeidsverklaringen aanscherpen en snelle sancties invoeren voor werkgevers die niet melden dat een werknemer niet is begonnen.



Juridische adviseurs waarschuwen dat zodra de Oekraïense vrijstelling vervalt, bedrijven moeten concurreren om een beperkt aantal vergunningen, wat de verwerkingstijden en wervingskosten zal verhogen. Kleinere werkgevers staan voor een steile leercurve; multinationals bereiden eindejaarsaudits voor, brengen functiegroepen in kaart die afhankelijk zijn van Oekraïens talent en trainen hun frontlinieteams in het nieuwe e-portaal.

Praktische tips zijn onder meer het budgetteren van langere doorlooptijden voor vergunningverlengingen, het bijwerken van kostenramingen voor gedetacheerde werknemers en het herzien van verhuisvergoedingen, aangezien loonstijgingen expats in hogere belastingschijven kunnen brengen. Niet aanpassen kan leiden tot boetes tot wel 50.000 PLN volgens de wijzigingen van juni 2025.