Personalwesen-Alarm: Strengere Kontrollen bei ausländischen Arbeitskräften vor den Quoten 2026

VisaHQ und Business Insider Polska warnen, dass die Reform des polnischen Ausländischen Beschäftigungsgesetzes im Jahr 2025 nur der Auftakt zu einer umfassenderen Verschärfung der Compliance ist. Ab dem 1. Januar 2026 treten drei wesentliche Änderungen für Arbeitgeber in Kraft: (1) Das Sondergesetz, das für über eine Million vertriebene Ukrainer die Arbeitserlaubnisquoten aussetzt, läuft aus und könnte die jährlichen Obergrenzen wieder einführen; (2) Die gesetzliche Erhöhung des Mindestlohns in Polen wird automatisch die Gehaltsschwellen in den Arbeitserlaubnis- und Ein-Permit-Regelungen anheben; (3) Ein Entwurf für eine Verordnung sieht Schnellstrafen für Unternehmen vor, die es versäumen, die Behörden innerhalb von sieben Tagen zu informieren, wenn ein ausländischer Mitarbeiter die Arbeit nicht aufnimmt.

Die in diesem Jahr landesweit eingeführte elektronische Antragstellung ermöglicht den Arbeitsinspektoren Echtzeit-Einblick in die Genehmigungsdaten, hat jedoch Inkonsistenzen zwischen den Wojewodschaftsämtern offengelegt. Rechtsexperten prognostizieren einen härteren Wettbewerb um die begrenzte Anzahl an Arbeitserlaubnissen, sobald der ukrainische Schutzmechanismus entfällt, was zu längeren Bearbeitungszeiten und höheren Rekrutierungskosten führen wird.



Multinationale Unternehmen führen bereits Jahresendprüfungen durch, um die Stellenprofile zu erfassen, die auf ukrainische Fachkräfte angewiesen sind, und schulen ihre HR-Mitarbeiter im Umgang mit dem verbesserten E-Portal. Praktische Empfehlungen umfassen die Berücksichtigung längerer Vorlaufzeiten für Verlängerungen, die Aktualisierung von Kostenmodellen für entsandte Arbeitnehmer sowie die Anpassung von Umzugskostenpauschalen, da Lohnerhöhungen Expatriates in höhere Steuerklassen bringen können. Wer sich nicht anpasst, riskiert Bußgelder von bis zu 50.000 PLN gemäß den Änderungen ab Juni 2025.

Wirtschaftsverbände befürworten die Digitalisierung, fordern jedoch von der Regierung, die Quotenregelungen vor Abschluss der jährlichen Planungszyklen zu klären und eine einheitliche landesweite FAQ zu veröffentlichen, um regionale Unterschiede zu verringern.