Polen introduceert verplichte MOS 2.0 e-portal voor alle verblijfsvergunningaanvragen

Vanaf 27 april 2026 moeten alle aanvragen voor een Pools verblijfsvergunning—tijdelijk, permanent of EU-langdurig—uitsluitend via het vernieuwde MOS 2.0 (Moduł Obsługi Spraw) portaal van de overheid worden ingediend. Het oude MOS-platform werd op 17 april uitgeschakeld en alle gebruikersgegevens zijn verwijderd, waardoor werkgevers en buitenlandse werknemers nieuwe accounts moeten aanmaken. Volgens het Bureau voor Buitenlanders worden papieren aanvragen die na 26 april binnenkomen, afgewezen.

MOS 2.0 brengt twee belangrijke veranderingen met zich mee die mobiliteitsmanagers direct in hun processen moeten verwerken. Ten eerste zorgt de online aanvraag van de buitenlandse werknemer nu automatisch voor een e-mail naar het sponsorerende bedrijf. HR moet deze link openen, een digitale bijlage invullen waarin de arbeidsvoorwaarden worden bevestigd en deze ondertekenen met een gekwalificeerde elektronische handtekening voordat de aanvraag verder kan worden verwerkt. Ten tweede is het portaal nu het enige kanaal voor vervolgcommunicatie—verzoeken om aanvullende documenten, afspraken voor biometrische gegevens en definitieve beslissingen verschijnen uitsluitend in de MOS-inbox van de aanvrager.



De overheid stelt dat deze volledige digitalisering de verwerkingstijden zal verkorten en regionale verschillen zal elimineren. Polen kampt al geruime tijd met maandenlange achterstanden, vooral in de provincie Mazowieckie, waar 40% van alle werk- en verblijfsaanvragen wordt ingediend. Door gestructureerde gegevensinvoer en geautomatiseerde werkgeversbevestiging moet MOS 2.0 het aantal onvolledige aanvragen verminderen die nu de wachtrij vertragen.

Bedrijven die veel niet-EU werknemers in dienst hebben—zoals IT-uitbesteders, shared-servicecenters en logistieke bedrijven—moeten hun onboardingchecklists aanpassen, lijnmanagers trainen in de digitale medeondertekening en budgetteren voor gekwalificeerde e-handtekeningcertificaten als die nog niet aanwezig zijn. Crown World Mobility schat dat een ontbrekende werkgevershandtekening de registratie van een aanvraag tot wel twee weken kan vertragen, wat de continuïteit van het legale verblijf van tijdkritische gedetacheerden in gevaar brengt.

Tegelijkertijd heeft het Bureau voor Buitenlanders bevestigd dat vanaf 4 mei hetzelfde portaal ook aanvragen accepteert voor de nieuwe CUKR-verblijfskaart voor Oekraïners van wie de tijdelijke bescherming afloopt. Werkgevers met Oekraïense werknemers moeten zich daarom voorbereiden op een tweede piek in het portaalverkeer begin mei.