Italië brengt Blue Card ‘verblijfscontract’ volledig digitaal onder, vermindert papierwerk na aankomst

In een belangrijke stap richting volledige digitalisering van het werkvergunningsproces heeft Italië een online module geactiveerd voor het ondertekenen van het ‘contratto di soggiorno’ (verblijfscontract), dat vereist is nadat een niet-EU-professional het land binnenkomt met een EU Blue Card. Immigratiebureau Fragomen meldde op 29 juni dat werkgevers nu aankomstgegevens kunnen uploaden en gekwalificeerde elektronische handtekeningen kunnen zetten via het portaal van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, waardoor de persoonlijke afspraak, die voorheen weken aan de vergunningsprocedure toevoegde, komt te vervallen.

Binnen het gelaagde immigratieregime van Italië wordt de Blue Card in het buitenland uitgegeven, maar kan de verblijfsvergunning pas worden aangevraagd nadat de werknemer en de sponsor het contract na aankomst hebben afgerond. Het nieuwe portaal genereert het contract automatisch zodra de binnenkomstdetails zijn ingevoerd, waarna zowel werkgever als werknemer digitaal ondertekenen en het bestand per gecertificeerde e-mail (PEC) terugsturen.



Voor multinationals betekent deze verandering een snellere onboarding: in veel provincies werden fysieke afspraken 30 tot 45 dagen vooruit gepland, met extra vertragingen doordat lokale Immigratie-Loketten (Sportelli Unici) handtekeningen in batches moesten verwerken. Digitale ondertekening kan twee tot drie weken besparen op het traject naar een fiscaal nummer en loonadministratie, hoewel Fragomen waarschuwt voor opstartproblemen doordat lokale kantoren de richtlijnen verschillend interpreteren.

Belangrijk is dat handgeschreven handtekeningen voorlopig nog geldig blijven, zodat werkgevers een hybride model kunnen hanteren terwijl ze het nieuwe systeem testen. HR-teams wordt aangeraden ervoor te zorgen dat bevoegde ondertekenaars beschikken over een erkend SPID-digitaal ID en interne workflows aan te passen om het ‘protocolnummer’ van het portaal vast te leggen, dat mogelijk wordt opgevraagd bij controles door de Arbeidsinspectie.

Deze update sluit aan bij Italië’s bredere streven naar papierloze immigratie en kondigt de overgang naar volledig digitale werkvergunningaanvragen in 2027 aan, evenals de komst van de digitale Schengenvisum van de EU. Bedrijven die zich vroeg aanpassen, staan straks sterker wanneer elektronische verlengingen van verblijfsvergunningen landelijk worden ingevoerd.