Het Poolse Bureau voor Buitenlanders heeft gedetailleerde richtlijnen gepubliceerd waarin wordt bevestigd dat vanaf 21 september 2026 de leges die zijn betaald bij een aanvraag van een buitenlandse burger die later wordt afgewezen – of wanneer de procedure wordt stopgezet – niet langer worden terugbetaald. Deze verduidelijking volgt op wijzigingen in de Wet op Buitenlanders en de Legeswet, die eerder dit jaar werden ingevoerd onder de zogenaamde “Uitfaseringswet”. Tot nu toe konden afgewezen aanvragers een terugbetaling aanvragen van leges die variëren van PLN 85 voor een basisaanvraag voor tijdelijk verblijf tot PLN 640 voor een EU-langdurig verblijfsvergunning. De nieuwe regels maken deze mogelijkheid ongedaan voor aanvragen die zijn ingediend op of na 5 maart 2026. De wijziging geldt ook voor verzoeken tot verlenging van Schengen- of nationale visa en voor het afgeven van een visum aan de grens. Terugbetalingen blijven alleen mogelijk voor dossiers die vóór de maartdeadline zijn ingediend. Voor bedrijven die regelmatig niet-EU-medewerkers naar Polen verplaatsen, is de financiële impact beperkt – de leges zijn relatief laag – maar de procedurele impact is aanzienlijk. HR- en global-mobility-teams moeten nu rekening houden met het wegvallen van de terugbetalingsmogelijkheid in hun kostenramingen en assignees aansporen om direct volledig gedocumenteerde aanvragen in te dienen. Onvolledige aanvragen, die voorheen weinig financieel risico met zich meebrachten, zullen bij afwijzing nu onherstelbare kosten veroorzaken. Deskundigen verwachten dat deze wijziging de trend zal versnellen om gebruik te maken van het nieuwe MOS e-aanmeldportaal van Polen, waar ingebouwde controles technische fouten helpen verminderen. Het kan bedrijven ook stimuleren om meer te investeren in pre-aanvraagcontroles en professionele vertegenwoordiging, vooral bij complexe werkvergunningconversies.
