Polska potwierdza wyłącznie elektroniczne składanie dokumentów oraz znaczne podwyżki opłat w ramach szeroko zakrojonej reformy imigracyjnej

12 grudnia polski rząd opublikował długo oczekiwane rozporządzenia wykonawcze, które dopełniają reformę systemu imigracyjnego zaplanowaną na 2025 rok. Najważniejszą zmianą jest wprowadzenie obowiązku „tylko cyfrowego” składania wniosków: od stycznia 2026 roku wszystkie podania o tymczasowe pozwolenia na pobyt muszą być składane wyłącznie przez e-portal MOS z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wnioski papierowe w urzędach wojewódzkich przestaną być przyjmowane.

Równocześnie znacznie wzrosną opłaty za składanie wniosków. Pracownicy zatrudnieni lokalnie zapłacą 400 zł (zamiast dotychczasowych 100 zł), a pracownicy delegowani – 800 zł. Opłaty konsularne od 1 stycznia 2026 roku wzrosną do 200 euro za wizy krajowe (typ D) oraz 90 euro za wizy Schengen (typ C). Pracodawcy będą musieli dołączyć pełne skany paszportów oraz nowe oświadczenia dotyczące zgodności z przepisami; urzędnicy zyskają wyraźne uprawnienia do żądania dodatkowych dokumentów na każdym etapie postępowania.



Rozporządzenie dodatkowo ogranicza zwolnienia z obowiązku posiadania zezwoleń na pracę. Obywatele Gruzji stracą dostęp do statusu „specjalnego pozwolenia”, a studenci zagraniczni będą mogli pracować maksymalnie 20 godzin tygodniowo, chyba że posiadają osobne zezwolenia. Władze podkreślają, że cyfryzacja pozwoli skrócić czas obsługi administracyjnej o 30%, jednak przyznają, że problemy techniczne mogą opóźnić decyzje nawet do 2027 roku.

Dla zespołów zajmujących się mobilnością pracowników zmiany mają natychmiastowe konsekwencje. Portale HR i procesy współpracy z dostawcami muszą zostać zaktualizowane, aby uwzględniać dodatkowe dane i obsługiwać podpisy elektroniczne przez zaufane profile. Osoby odpowiedzialne za budżet muszą uwzględnić wyższe opłaty rządowe w prognozach kosztów na 2026 rok, a rekruterzy powinni dostosować oferty płacowe, by zrekompensować wydłużony czas realizacji.

Firma Fragomen zaleca złożenie wszystkich oczekujących wniosków papierowych do 31 grudnia 2025 roku oraz zorganizowanie szkoleń dla specjalistów HR, którzy nie są jeszcze zaznajomieni z systemami ePUAP i zaufanych profili w Polsce.