La Pologne confirme le dépôt exclusivement numérique et une forte augmentation des frais dans un vaste projet de réforme de l'immigration

Le 12 décembre, le gouvernement polonais a publié les règlements secondaires tant attendus qui complètent la réforme de l’immigration prévue pour 2025. La mesure phare est une obligation « uniquement numérique »: à partir de janvier 2026, toutes les demandes de permis de séjour temporaire devront être déposées via le portail électronique MOS, avec une signature électronique qualifiée. Les dossiers papier déposés dans les bureaux des voïvodies ne seront plus acceptés.

Parallèlement, les frais de dossier augmentent fortement. Les salariés recrutés localement devront s’acquitter de 400 PLN (contre 100 PLN auparavant) et les travailleurs détachés de 800 PLN. Les frais consulaires, eux, passeront au 1er janvier 2026 à 200 € pour les visas nationaux (type D) et 90 € pour les visas Schengen (type C). Les employeurs devront également joindre des scans complets des passeports ainsi que de nouvelles attestations de conformité; les autorités disposent désormais d’un pouvoir explicite pour demander des pièces complémentaires à tout moment.



Le décret restreint en outre les exemptions de permis de travail. Les ressortissants géorgiens perdent le statut de « permission spéciale », et les étudiants étrangers universitaires sont limités à 20 heures de travail par semaine, sauf s’ils disposent d’un permis spécifique. Les autorités estiment que la numérisation réduira de 30 % le traitement administratif, tout en reconnaissant que des problèmes techniques pourraient retarder les décisions jusqu’en 2027.

Pour les équipes mobilité des entreprises, les conséquences sont immédiates. Les portails RH et les processus fournisseurs doivent être mis à jour pour intégrer des données supplémentaires et acheminer les signatures électroniques via des services de profil de confiance. Les responsables budgétaires doivent anticiper les frais gouvernementaux plus élevés dans leurs prévisions 2026, tandis que les recruteurs devront ajuster les offres salariales pour compenser les délais plus longs.

Fragomen recommande de soumettre tous les dossiers papier en attente avant le 31 décembre 2025 et d’organiser des formations pour les spécialistes RH peu familiers avec les systèmes polonais ePUAP ou de profil de confiance.