เช็กได้ก้าวสำคัญสู่การปฏิบัติตามกฎการเข้าเมืองแบบไร้กระดาษ ตั้งแต่บัดนี้เป็นต้นไป นายจ้างจะต้องลงทะเบียนและยกเลิกการลงทะเบียนพนักงานทุกคน—ไม่ว่าจะเป็นชาวเช็ก, พลเมืองสหภาพยุโรป หรือชาวต่างชาติจากประเทศที่สาม—ผ่านการแจ้งออนไลน์แบบรวมศูนย์เพียงครั้งเดียวต่อเดือน การปฏิรูปนี้ซึ่งเผยแพร่โดยบริษัทกฎหมายด้านการเข้าเมือง Fragomen หลังจากปรึกษากับกระทรวงแรงงานและสวัสดิการสังคม จะมาแทนที่แบบฟอร์มแยกประมาณ 25 แบบที่เคยต้องส่งให้หลายหน่วยงาน
ภายใต้รูปแบบใหม่ บริษัทจะอัปโหลดชุดข้อมูลมาตรฐานไปยังพอร์ทัลอิเล็กทรอนิกส์ของกระทรวงมหาดไทยระหว่างวันที่ 1 ถึง 20 ของเดือนถัดไปหลังจากมีการเปลี่ยนแปลงบุคลากร ข้อมูลที่บันทึกได้แก่ ตัวตนของพนักงาน ตำแหน่งงาน ที่อยู่สถานที่ทำงาน ประเภทสัญญา และสำหรับชาวต่างชาติ จำนวนและความถูกต้องของใบอนุญาตพักอาศัย
ใบยืนยันเพียงฉบับเดียวจะเพียงพอต่อสำนักงานแรงงาน สำนักงานใบอนุญาตประกอบธุรกิจ และสำนักงานประกันสังคมเช็ก ช่วยลดการส่งข้อมูลซ้ำซ้อน สำหรับทีมงานด้านการเคลื่อนย้ายบุคลากรระดับโลกและฝ่ายทรัพยากรบุคคล ประโยชน์ที่ได้รับมีมากมาย เช่น กำหนดเวลาน้อยลง ช่องข้อมูลที่เป็นมาตรฐาน และหลักฐานการปฏิบัติตามกฎระเบียบทันทีสำหรับการตรวจสอบ
![แจ้งเตือนรายเดือนฉบับเดียวแทนแบบฟอร์มลงทะเบียนเช็ก 25 แบบ ตั้งแต่เมษายน 2569]()
กระทรวงประเมินว่าผู้ผลิตรายใหญ่ที่มีพนักงานมากกว่า 1,000 คนจะลดเวลาการบริหารได้ถึง 70% ขณะที่บริษัทเทคโนโลยีขนาดเล็กอาจประหยัดเวลาพนักงานได้สองถึงสามวันต่อไตรมาส
โทษปรับสำหรับการไม่ยื่นเอกสารยังคงสูงถึง 500,000 โครนาเช็ก ดังนั้นนายจ้างจึงต้องปรับปรุงกระบวนการภายในอย่างรวดเร็ว บริษัทข้ามชาติก็ควรทบทวนสัญญากับผู้ให้บริการเงินเดือนภายนอก เพราะสัญญาที่คิดค่าบริการตามจำนวนแบบฟอร์มอาจต้องเจรจาใหม่ และข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูลควรแก้ไขให้ครอบคลุมชุดข้อมูลที่กว้างขึ้นในแบบแจ้งใหม่
แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงจะเริ่มใช้ตั้งแต่วันที่ 1 เมษายน แต่จะมีช่วงเวลาปรับตัวหกเดือนสำหรับความผิดพลาดครั้งแรกจนถึงวันที่ 30 กันยายน 2569 โดยมีเงื่อนไขว่านายจ้างต้องแสดงความพยายามในการปฏิบัติตามอย่างจริงใจ
ที่ปรึกษาด้านการเข้าเมืองมองว่าโครงการของเช็กนี้เป็นแบบอย่างสำหรับประเทศในยุโรปกลางอื่นๆ ที่กำลังเผชิญกับระบบรายงานที่กระจัดกระจาย ในอนาคต กระทรวงมีแผนเชื่อมโยงการแจ้งข้อมูลรายเดือนนี้เข้ากับแพลตฟอร์มใบอนุญาตทำงานดิจิทัลของสหภาพยุโรปที่กำลังจะมา เพื่อเปิดทางให้มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลข้ามพรมแดนภายในกลุ่มประเทศได้อย่างราบรื่น
ภายใต้รูปแบบใหม่ บริษัทจะอัปโหลดชุดข้อมูลมาตรฐานไปยังพอร์ทัลอิเล็กทรอนิกส์ของกระทรวงมหาดไทยระหว่างวันที่ 1 ถึง 20 ของเดือนถัดไปหลังจากมีการเปลี่ยนแปลงบุคลากร ข้อมูลที่บันทึกได้แก่ ตัวตนของพนักงาน ตำแหน่งงาน ที่อยู่สถานที่ทำงาน ประเภทสัญญา และสำหรับชาวต่างชาติ จำนวนและความถูกต้องของใบอนุญาตพักอาศัย
ใบยืนยันเพียงฉบับเดียวจะเพียงพอต่อสำนักงานแรงงาน สำนักงานใบอนุญาตประกอบธุรกิจ และสำนักงานประกันสังคมเช็ก ช่วยลดการส่งข้อมูลซ้ำซ้อน สำหรับทีมงานด้านการเคลื่อนย้ายบุคลากรระดับโลกและฝ่ายทรัพยากรบุคคล ประโยชน์ที่ได้รับมีมากมาย เช่น กำหนดเวลาน้อยลง ช่องข้อมูลที่เป็นมาตรฐาน และหลักฐานการปฏิบัติตามกฎระเบียบทันทีสำหรับการตรวจสอบ
กระทรวงประเมินว่าผู้ผลิตรายใหญ่ที่มีพนักงานมากกว่า 1,000 คนจะลดเวลาการบริหารได้ถึง 70% ขณะที่บริษัทเทคโนโลยีขนาดเล็กอาจประหยัดเวลาพนักงานได้สองถึงสามวันต่อไตรมาส
โทษปรับสำหรับการไม่ยื่นเอกสารยังคงสูงถึง 500,000 โครนาเช็ก ดังนั้นนายจ้างจึงต้องปรับปรุงกระบวนการภายในอย่างรวดเร็ว บริษัทข้ามชาติก็ควรทบทวนสัญญากับผู้ให้บริการเงินเดือนภายนอก เพราะสัญญาที่คิดค่าบริการตามจำนวนแบบฟอร์มอาจต้องเจรจาใหม่ และข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูลควรแก้ไขให้ครอบคลุมชุดข้อมูลที่กว้างขึ้นในแบบแจ้งใหม่
แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงจะเริ่มใช้ตั้งแต่วันที่ 1 เมษายน แต่จะมีช่วงเวลาปรับตัวหกเดือนสำหรับความผิดพลาดครั้งแรกจนถึงวันที่ 30 กันยายน 2569 โดยมีเงื่อนไขว่านายจ้างต้องแสดงความพยายามในการปฏิบัติตามอย่างจริงใจ
ที่ปรึกษาด้านการเข้าเมืองมองว่าโครงการของเช็กนี้เป็นแบบอย่างสำหรับประเทศในยุโรปกลางอื่นๆ ที่กำลังเผชิญกับระบบรายงานที่กระจัดกระจาย ในอนาคต กระทรวงมีแผนเชื่อมโยงการแจ้งข้อมูลรายเดือนนี้เข้ากับแพลตฟอร์มใบอนุญาตทำงานดิจิทัลของสหภาพยุโรปที่กำลังจะมา เพื่อเปิดทางให้มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลข้ามพรมแดนภายในกลุ่มประเทศได้อย่างราบรื่น
แหล่งที่มา: Fragomen
