Od kwietnia 2026 roku jedna miesięczna deklaracja zastąpi 25 różnych czeskich formularzy rejestracyjnych

Czechy zrobiły duży krok w kierunku bezpapierowej obsługi imigracyjnej. Od teraz pracodawcy będą rejestrować i wyrejestrowywać wszystkich pracowników – obywateli Czech, UE oraz osób spoza Unii – za pomocą jednej, skonsolidowanej miesięcznej zgłoszenia online. Reforma, opracowana przez kancelarię imigracyjną Fragomen we współpracy z Ministerstwem Pracy i Spraw Socjalnych, zastępuje około 25 różnych formularzy, które wcześniej należało składać do wielu urzędów.

W nowym systemie firmy przesyłają standardowy zestaw danych do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych za pośrednictwem e-Portalu między 1. a 20. dniem miesiąca następującego po zmianach kadrowych. Zgłaszane informacje obejmują tożsamość pracownika, stanowisko, adres miejsca pracy, rodzaj umowy oraz, w przypadku cudzoziemców, numer i ważność pozwolenia na pobyt. Jeden potwierdzający dokument zastąpi dotychczasowe zgłoszenia do Urzędu Pracy, Urzędu ds. Licencji Handlowych oraz Czeskiego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, eliminując konieczność wielokrotnego składania tych samych danych.



Dla zespołów zajmujących się mobilnością międzynarodową i HR korzyści są znaczące: mniej terminów, ujednolicone pola danych oraz natychmiastowe potwierdzenie zgodności do celów audytu. Ministerstwo szacuje, że duże zakłady przemysłowe zatrudniające ponad 1000 osób mogą skrócić czas administracji nawet o 70%, a mniejsze firmy technologiczne zaoszczędzą od dwóch do trzech dni pracy kwartalnie. Kary za brak zgłoszenia pozostają wysokie – do 500 000 CZK – dlatego pracodawcy muszą szybko dostosować swoje procedury wewnętrzne.

Koncerny międzynarodowe powinny również przeanalizować umowy z zewnętrznymi dostawcami usług płacowych: kontrakty rozliczane za formularz mogą wymagać renegocjacji, a klauzule dotyczące ochrony danych osobowych powinny zostać rozszerzone o szerszy zakres przesyłanych informacji. Choć zmiana weszła w życie 1 kwietnia, przewidziano sześciomiesięczny okres przejściowy do 30 września 2026 roku dla pierwszych błędów, pod warunkiem wykazania dobrej woli w przestrzeganiu nowych przepisów.

Doradcy imigracyjni postrzegają czeski model jako wzór dla innych państw Europy Środkowej, które borykają się z rozproszonymi systemami raportowania. W przyszłości ministerstwo planuje powiązać miesięczne zgłoszenia bezpośrednio z nadchodzącą platformą UE Digital Work Permit, co umożliwi wymianę danych transgranicznych w ramach Unii.