ICE ปรับนิยามการละเมิดแบบฟอร์ม I-9 เปิดทางให้นายจ้างถูกปรับหนักขึ้น

สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองและศุลกากรของสหรัฐฯ (ICE) ได้ปรับปรุง “แผ่นข้อมูล” ภายในเกี่ยวกับการตรวจสอบแบบฟอร์ม I-9 ใหม่ โดยจัดประเภทข้อผิดพลาดด้านเอกสารที่เคยถือว่าเล็กน้อยให้กลายเป็น “การละเมิดที่มีนัยสำคัญ” ซึ่งอาจถูกปรับสูงสุดถึง 2,861 ดอลลาร์ต่อแบบฟอร์ม การเปลี่ยนแปลงนี้—ซึ่งแจ้งให้ผู้ตรวจสอบทราบเมื่อวันที่ 17 มีนาคม แต่เปิดเผยต่อสาธารณะในคำเตือนทางกฎหมายวันที่ 1 พฤษภาคม—ได้ยกเลิกระยะเวลาปรับแก้ไข 10 วันสำหรับข้อผิดพลาด เช่น การไม่ระบุวันเกิดของพนักงาน หรือการไม่ติ๊กช่องตรวจสอบระยะไกลที่สร้างขึ้นในปี 2023

สำหรับทีมงานด้านการเคลื่อนย้ายบุคลากรทั่วโลกและฝ่ายทรัพยากรบุคคล มาตรฐานใหม่เหล่านี้เพิ่มความเสี่ยงในการรับพนักงานเข้าทำงานประจำวัน นายจ้างที่ใช้ “วิธีการตรวจสอบทางเลือก” ของกระทรวงความมั่นคงแห่งมาตุภูมิในช่วงที่มีความยืดหยุ่นจากสถานการณ์โควิด-19 ตอนนี้อาจถูกปรับหากละเลยข้อมูลที่ดูเหมือนไม่สำคัญ หรือหากสถานที่ที่ใช้การตรวจสอบระยะไกลไม่ได้ลงทะเบียนในระบบ E-Verify

ICE ยังยืนยันว่าการใช้แบบฟอร์ม I-9 ภาษาเสปนในพื้นที่นอกเปอร์โตริโกถือเป็นการละเมิดที่มีโทษปรับ ซึ่งทำให้ผู้ค้าปลีกข้ามชาติหลายรายไม่ทันตั้งตัว ผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายคาดว่าจะมีการตรวจสอบ “แบบเดสก์ท็อป” เพิ่มขึ้น ซึ่ง ICE จะขอไฟล์ I-9 แบบอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากโดยไม่ต้องเข้าไปตรวจสอบสถานที่จริง และใช้การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อค้นหาความผิดปกติ



บริษัทที่มีพนักงานเคลื่อนย้ายหรือพนักงานตามฤดูกาลจำนวนมาก เช่น ผู้รับเหมาก่อสร้าง บริษัทโลจิสติกส์ และเครือโรงแรม ควรวางแผนงบประมาณสำหรับการตรวจสอบตนเองอย่างละเอียดและปรับปรุงระบบเพื่อให้มั่นใจในความสมบูรณ์ของเส้นทางตรวจสอบและการปฏิบัติตามข้อกำหนดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ในทางปฏิบัติ คำแนะนำนี้หมายความว่าผู้จัดการด้านการเคลื่อนย้ายบุคลากรทั่วโลกต้องบูรณาการความเสี่ยงของแบบฟอร์ม I-9 เข้าไว้ในแผนการมอบหมายงาน การจัดประเภทพนักงานที่ทำงานระยะไกลหรือฝึกงานผิดประเภทอาจทำให้เกิดความรับผิดชอบทางการเงินสูงถึงหลักแสนดอลลาร์ ซึ่งอาจทำให้งบประมาณการย้ายถิ่นล่มได้

ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ปรับนโยบายการเก็บบันทึกแบบฟอร์ม I-9 ให้สอดคล้องกับมาตรฐานความปลอดภัยระดับ SOC-2 ฝึกอบรมผู้จัดการฝ่ายสรรหาท้องถิ่นใหม่ และจัดทำหลักฐานสถานะพนักงานที่ต้องพึ่งพาวีซ่าแบบเรียลไทม์ก่อนการเดินทางไปต่างประเทศ

รัฐบาลทรัมป์มองว่านโยบายนี้เป็นการปิด “ช่องโหว่” ในการบังคับใช้กฎหมาย แต่ผู้วิจารณ์กล่าวว่าการเปลี่ยนแปลงนี้หลีกเลี่ยงกระบวนการรับฟังความคิดเห็นสาธารณะ ซึ่งอาจนำไปสู่การฟ้องร้องภายใต้พระราชบัญญัติวิธีปฏิบัติทางปกครอง จนกว่าศาลจะมีคำตัดสิน นายจ้างจึงไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากต้องเข้มงวดในการปฏิบัติตามทันที