Cơ quan Di trú và Hải quan Hoa Kỳ (ICE) đã chỉnh sửa lại “Bảng Thông Tin” nội bộ về kiểm tra Mẫu I-9, phân loại lại nhiều lỗi giấy tờ từng được xem là nhỏ thành các vi phạm “có tính chất nghiêm trọng,” có thể bị phạt lên đến 2.861 USD cho mỗi mẫu. Những thay đổi này—được gửi đến các kiểm toán viên vào ngày 17 tháng 3 nhưng chỉ công bố rộng rãi trong một cảnh báo pháp lý ngày 1 tháng 5—loại bỏ thời gian sửa lỗi truyền thống 10 ngày đối với các sai sót như không ghi ngày sinh của nhân viên hoặc bỏ qua việc đánh dấu ô xác minh từ xa được tạo ra năm 2023.
Đối với các nhóm quản lý nhân sự và di chuyển toàn cầu, tiêu chuẩn mới này làm tăng rủi ro trong quy trình tuyển dụng hàng ngày. Các nhà tuyển dụng đã áp dụng “thủ tục thay thế” kiểm tra từ xa của Bộ An ninh Nội địa trong thời gian linh hoạt do đại dịch giờ đây có thể bị phạt nếu bỏ sót các trường dữ liệu tưởng chừng nhỏ nhặt—hoặc nếu các địa điểm sử dụng xác minh từ xa không đăng ký trong hệ thống E-Verify. ICE cũng xác nhận việc sử dụng mẫu I-9 bằng tiếng Tây Ban Nha ngoài Puerto Rico hiện là hành vi vi phạm có thể bị phạt, khiến nhiều nhà bán lẻ đa quốc gia bất ngờ.
![ICE Định Nghĩa Lại Vi Phạm I-9, Đẩy Mức Phạt Đối Với Nhà Tuyển Dụng Lên Cao Hơn]()
Các chuyên gia pháp lý dự đoán sẽ có sự gia tăng các “kiểm toán trên máy tính,” trong đó ICE yêu cầu các tập tin I-9 điện tử hàng loạt mà không cần đến tận nơi, sử dụng phân tích dữ liệu để phát hiện bất thường. Các công ty có lực lượng lao động di động lớn hoặc theo mùa—như nhà thầu xây dựng, công ty logistics và chuỗi khách sạn—nên chuẩn bị ngân sách cho việc tự kiểm tra toàn diện và nâng cấp hệ thống để đảm bảo tính toàn vẹn của hồ sơ kiểm toán và tuân thủ chữ ký điện tử.
Thực tế, hướng dẫn này đồng nghĩa với việc các nhà quản lý di chuyển toàn cầu phải tích hợp rủi ro I-9 vào kế hoạch phân công công việc: phân loại sai nhân viên làm việc từ xa hoặc thực tập sinh có thể dẫn đến trách nhiệm tài chính lên đến hàng trăm nghìn đô la, làm gián đoạn ngân sách di chuyển. Các chuyên gia khuyên nên đồng bộ chính sách lưu trữ hồ sơ I-9 với các tiêu chuẩn bảo mật cấp SOC-2, đào tạo lại các quản lý tuyển dụng địa phương và ghi lại bằng chứng trạng thái visa của nhân viên phụ thuộc trước khi họ đi công tác nước ngoài.
Chính quyền Trump coi chính sách này là cách “bịt kín các kẽ hở” trong thực thi, nhưng các nhà phê bình cho rằng sự thay đổi này đã bỏ qua quy trình lấy ý kiến công khai, có thể dẫn đến kiện tụng theo Đạo luật Thủ tục Hành chính. Cho đến khi tòa án có phán quyết, các nhà tuyển dụng gần như không còn lựa chọn nào khác ngoài việc tăng cường tuân thủ ngay lập tức.
Đối với các nhóm quản lý nhân sự và di chuyển toàn cầu, tiêu chuẩn mới này làm tăng rủi ro trong quy trình tuyển dụng hàng ngày. Các nhà tuyển dụng đã áp dụng “thủ tục thay thế” kiểm tra từ xa của Bộ An ninh Nội địa trong thời gian linh hoạt do đại dịch giờ đây có thể bị phạt nếu bỏ sót các trường dữ liệu tưởng chừng nhỏ nhặt—hoặc nếu các địa điểm sử dụng xác minh từ xa không đăng ký trong hệ thống E-Verify. ICE cũng xác nhận việc sử dụng mẫu I-9 bằng tiếng Tây Ban Nha ngoài Puerto Rico hiện là hành vi vi phạm có thể bị phạt, khiến nhiều nhà bán lẻ đa quốc gia bất ngờ.
Các chuyên gia pháp lý dự đoán sẽ có sự gia tăng các “kiểm toán trên máy tính,” trong đó ICE yêu cầu các tập tin I-9 điện tử hàng loạt mà không cần đến tận nơi, sử dụng phân tích dữ liệu để phát hiện bất thường. Các công ty có lực lượng lao động di động lớn hoặc theo mùa—như nhà thầu xây dựng, công ty logistics và chuỗi khách sạn—nên chuẩn bị ngân sách cho việc tự kiểm tra toàn diện và nâng cấp hệ thống để đảm bảo tính toàn vẹn của hồ sơ kiểm toán và tuân thủ chữ ký điện tử.
Thực tế, hướng dẫn này đồng nghĩa với việc các nhà quản lý di chuyển toàn cầu phải tích hợp rủi ro I-9 vào kế hoạch phân công công việc: phân loại sai nhân viên làm việc từ xa hoặc thực tập sinh có thể dẫn đến trách nhiệm tài chính lên đến hàng trăm nghìn đô la, làm gián đoạn ngân sách di chuyển. Các chuyên gia khuyên nên đồng bộ chính sách lưu trữ hồ sơ I-9 với các tiêu chuẩn bảo mật cấp SOC-2, đào tạo lại các quản lý tuyển dụng địa phương và ghi lại bằng chứng trạng thái visa của nhân viên phụ thuộc trước khi họ đi công tác nước ngoài.
Chính quyền Trump coi chính sách này là cách “bịt kín các kẽ hở” trong thực thi, nhưng các nhà phê bình cho rằng sự thay đổi này đã bỏ qua quy trình lấy ý kiến công khai, có thể dẫn đến kiện tụng theo Đạo luật Thủ tục Hành chính. Cho đến khi tòa án có phán quyết, các nhà tuyển dụng gần như không còn lựa chọn nào khác ngoài việc tăng cường tuân thủ ngay lập tức.
Nguồn: JD Supra – CDF Labor Law LLP
