De Amerikaanse Immigratie- en Douanehandhaving (ICE) heeft haar interne “Fact Sheet” over Formulier I-9-controles herzien en een reeks voorheen kleine administratieve fouten herclassificeerd als “substantiële” overtredingen, die kunnen leiden tot boetes tot $2.861 per formulier. De wijzigingen, die op 17 maart aan auditors werden verspreid maar pas op 1 mei publiekelijk werden bekendgemaakt via een juridische waarschuwing, schaffen de gebruikelijke herstelperiode van 10 dagen af voor fouten zoals het niet vermelden van de geboortedatum van een werknemer of het vergeten aan te vinken van het vakje voor remote verificatie, dat in 2023 werd geïntroduceerd.
Voor teams die zich bezighouden met wereldwijde mobiliteit en HR betekent dit dat de eisen bij het onboarden aanzienlijk zijn aangescherpt. Werkgevers die tijdens de pandemie gebruikmaakten van de alternatieve procedure voor remote inspectie van het Ministerie van Binnenlandse Veiligheid (DHS) riskeren nu boetes als zij ogenschijnlijk onbeduidende gegevensvelden over het hoofd zagen, of als locaties die remote verificatie toepasten niet waren geregistreerd bij E-Verify. ICE bevestigde ook dat het gebruik van de Spaanstalige versie van het I-9-formulier buiten Puerto Rico nu strafbaar is, wat veel multinationale retailers verraste.
![ICE Hervormt I-9 Overtredingen, Wat Werkgevers Blootstelt aan Hogere Boetes]()
Juridische experts verwachten een toename van “desktop audits,” waarbij ICE elektronische I-9-bestanden in bulk opvraagt zonder fysiek aanwezig te zijn, en met behulp van data-analyse afwijkingen opspoort. Bedrijven met een grote mobiele of seizoensgebonden workforce—zoals bouwondernemingen, logistieke bedrijven en hotelketens—moeten rekening houden met uitgebreide zelfcontroles en aanpassingen van systemen om de integriteit van audit-trails en naleving van elektronische handtekeningen te waarborgen.
In de praktijk betekent dit dat managers voor wereldwijde mobiliteit het I-9-risico moeten integreren in hun planning van opdrachten: het verkeerd classificeren van remote werknemers of stagiairs kan leiden tot aansprakelijkheden van zes cijfers die verhuisbudgetten kunnen ondermijnen. Experts adviseren om het beleid rond I-9-administratie af te stemmen op SOC-2 beveiligingsnormen, lokale hiring managers opnieuw te trainen en realtime bewijs van status te documenteren voor werknemers die afhankelijk zijn van visa voordat zij naar het buitenland reizen.
De Trump-administratie presenteert het beleid als het dichten van handhavings-“mazen,” maar critici stellen dat deze wijziging zonder de gebruikelijke inspraakprocedure is doorgevoerd, wat kan leiden tot rechtszaken op grond van de Administrative Procedure Act. Totdat de rechtbanken hierover oordelen, hebben werkgevers weinig keuze dan de naleving onmiddellijk aan te scherpen.
Voor teams die zich bezighouden met wereldwijde mobiliteit en HR betekent dit dat de eisen bij het onboarden aanzienlijk zijn aangescherpt. Werkgevers die tijdens de pandemie gebruikmaakten van de alternatieve procedure voor remote inspectie van het Ministerie van Binnenlandse Veiligheid (DHS) riskeren nu boetes als zij ogenschijnlijk onbeduidende gegevensvelden over het hoofd zagen, of als locaties die remote verificatie toepasten niet waren geregistreerd bij E-Verify. ICE bevestigde ook dat het gebruik van de Spaanstalige versie van het I-9-formulier buiten Puerto Rico nu strafbaar is, wat veel multinationale retailers verraste.
Juridische experts verwachten een toename van “desktop audits,” waarbij ICE elektronische I-9-bestanden in bulk opvraagt zonder fysiek aanwezig te zijn, en met behulp van data-analyse afwijkingen opspoort. Bedrijven met een grote mobiele of seizoensgebonden workforce—zoals bouwondernemingen, logistieke bedrijven en hotelketens—moeten rekening houden met uitgebreide zelfcontroles en aanpassingen van systemen om de integriteit van audit-trails en naleving van elektronische handtekeningen te waarborgen.
In de praktijk betekent dit dat managers voor wereldwijde mobiliteit het I-9-risico moeten integreren in hun planning van opdrachten: het verkeerd classificeren van remote werknemers of stagiairs kan leiden tot aansprakelijkheden van zes cijfers die verhuisbudgetten kunnen ondermijnen. Experts adviseren om het beleid rond I-9-administratie af te stemmen op SOC-2 beveiligingsnormen, lokale hiring managers opnieuw te trainen en realtime bewijs van status te documenteren voor werknemers die afhankelijk zijn van visa voordat zij naar het buitenland reizen.
De Trump-administratie presenteert het beleid als het dichten van handhavings-“mazen,” maar critici stellen dat deze wijziging zonder de gebruikelijke inspraakprocedure is doorgevoerd, wat kan leiden tot rechtszaken op grond van de Administrative Procedure Act. Totdat de rechtbanken hierover oordelen, hebben werkgevers weinig keuze dan de naleving onmiddellijk aan te scherpen.
