Імміграційна та митна служба США (ICE) переглянула внутрішній «Інформаційний лист» щодо перевірок форми I-9, перекваліфікувавши низку раніше незначних помилок у документах на «суттєві» порушення, за які передбачені штрафи до 2 861 долара за кожну форму. Зміни, які були розіслані аудиторам 17 березня, а публічно оприлюднені 1 травня у юридичному повідомленні, скасовують традиційний 10-денний період для виправлення помилок, таких як відсутність дати народження працівника або пропуск позначки у чекбоксі дистанційної перевірки, введеному у 2023 році.
Для команд глобальної мобільності та HR нові стандарти значно підвищують ризики при звичайному працевлаштуванні. Роботодавці, які під час пандемії користувалися альтернативною процедурою дистанційної перевірки від DHS, тепер ризикують штрафами за пропущені, на перший погляд, незначні поля даних або якщо локації, що використовують дистанційну перевірку, не були зареєстровані в системі E-Verify. ICE також підтвердило, що використання іспаномовної форми I-9 поза межами Пуерто-Ріко тепер є підставою для штрафу, що стало несподіванкою для багатьох міжнародних ритейлерів.
![ICE переглядає порушення форми I-9, що загрожує роботодавцям більшими штрафами]()
Юридичні експерти прогнозують зростання кількості «настільних аудитів», коли ICE вимагає великі електронні файли I-9 без фізичного візиту на об’єкт, використовуючи аналітику для виявлення аномалій. Компаніям із великою мобільною або сезонною робочою силою — будівельним підрядникам, логістичним компаніям та мережам готелів — варто закласти в бюджет комплексні самоперевірки та оновлення систем для забезпечення цілісності аудиторського сліду та відповідності електронним підписам.
Практично це означає, що менеджерам з глобальної мобільності потрібно враховувати ризики I-9 при плануванні призначень: неправильне класифікування дистанційних працівників або стажерів може призвести до багатозначних штрафів, які зірвуть бюджети на релокацію. Експерти радять узгодити політику ведення записів I-9 із протоколами безпеки рівня SOC-2, провести повторне навчання місцевих менеджерів з найму та документувати підтвердження статусу працівників, які залежать від віз, у режимі реального часу перед закордонними поїздками.
Адміністрація Трампа позиціонує цю політику як закриття «лазівок» у виконанні закону, але критики вказують, що зміни були впроваджені без належного публічного обговорення, що може призвести до судових позовів за Адміністративним процедурним актом. Поки суди не винесуть рішення, роботодавцям доводиться негайно посилювати дотримання вимог.
Для команд глобальної мобільності та HR нові стандарти значно підвищують ризики при звичайному працевлаштуванні. Роботодавці, які під час пандемії користувалися альтернативною процедурою дистанційної перевірки від DHS, тепер ризикують штрафами за пропущені, на перший погляд, незначні поля даних або якщо локації, що використовують дистанційну перевірку, не були зареєстровані в системі E-Verify. ICE також підтвердило, що використання іспаномовної форми I-9 поза межами Пуерто-Ріко тепер є підставою для штрафу, що стало несподіванкою для багатьох міжнародних ритейлерів.
Юридичні експерти прогнозують зростання кількості «настільних аудитів», коли ICE вимагає великі електронні файли I-9 без фізичного візиту на об’єкт, використовуючи аналітику для виявлення аномалій. Компаніям із великою мобільною або сезонною робочою силою — будівельним підрядникам, логістичним компаніям та мережам готелів — варто закласти в бюджет комплексні самоперевірки та оновлення систем для забезпечення цілісності аудиторського сліду та відповідності електронним підписам.
Практично це означає, що менеджерам з глобальної мобільності потрібно враховувати ризики I-9 при плануванні призначень: неправильне класифікування дистанційних працівників або стажерів може призвести до багатозначних штрафів, які зірвуть бюджети на релокацію. Експерти радять узгодити політику ведення записів I-9 із протоколами безпеки рівня SOC-2, провести повторне навчання місцевих менеджерів з найму та документувати підтвердження статусу працівників, які залежать від віз, у режимі реального часу перед закордонними поїздками.
Адміністрація Трампа позиціонує цю політику як закриття «лазівок» у виконанні закону, але критики вказують, що зміни були впроваджені без належного публічного обговорення, що може призвести до судових позовів за Адміністративним процедурним актом. Поки суди не винесуть рішення, роботодавцям доводиться негайно посилювати дотримання вимог.
Джерело: JD Supra – CDF Labor Law LLP
