O U.S. Immigration and Customs Enforcement (ICE) revisou seu “Fact Sheet” interno sobre auditorias do Formulário I-9, reclassificando uma série de erros burocráticos antes considerados menores como violações “substanciais”, sujeitas a multas de até US$ 2.861 por formulário. As mudanças — comunicadas aos auditores em 17 de março, mas divulgadas publicamente apenas em um alerta jurídico de 1º de maio — eliminam o tradicional prazo de 10 dias para correção de falhas, como não informar a data de nascimento do empregado ou deixar de marcar a caixa de verificação para inspeção remota criada em 2023.
Para as equipes de mobilidade global e RH, os novos padrões elevam o risco nas rotinas de integração de funcionários. Empresas que adotaram o procedimento alternativo de inspeção remota do DHS durante as flexibilizações da pandemia agora podem ser penalizadas por negligenciar campos de dados aparentemente triviais — ou se unidades que utilizam verificação remota não estiverem cadastradas no E-Verify. O ICE também confirmou que o uso do formulário I-9 em espanhol fora de Porto Rico passou a ser passível de multa, surpreendendo muitos varejistas multinacionais.
![ICE Redefine Violações do Formulário I-9, Aumentando Multas para Empregadores]()
Advogados preveem aumento nas “auditorias desktop”, em que o ICE exige arquivos eletrônicos em massa do I-9 sem necessidade de visita presencial, usando análises para identificar irregularidades. Empresas com grande força de trabalho móvel ou sazonal — como construtoras, empresas de logística e redes de hospitalidade — devem se preparar para auditorias internas rigorosas e adaptações nos sistemas para garantir a integridade do histórico de auditoria e conformidade com assinaturas eletrônicas.
Na prática, a orientação obriga gestores de mobilidade global a incorporar o risco do I-9 no planejamento de transferências: classificar incorretamente contratações remotas ou estagiários pode gerar passivos milionários que comprometem orçamentos de realocação. Especialistas recomendam alinhar as políticas de arquivamento do I-9 a protocolos de segurança no nível SOC-2, requalificar gerentes locais de contratação e documentar provas em tempo real do status de visto para funcionários dependentes antes de viagens internacionais.
A administração Trump apresenta a política como um fechamento de “brechas” na fiscalização, mas críticos apontam que a mudança ignorou o processo formal de consulta pública, abrindo espaço para litígios sob a Lei de Procedimentos Administrativos. Até que os tribunais se manifestem, os empregadores não têm alternativa senão reforçar imediatamente a conformidade.
Para as equipes de mobilidade global e RH, os novos padrões elevam o risco nas rotinas de integração de funcionários. Empresas que adotaram o procedimento alternativo de inspeção remota do DHS durante as flexibilizações da pandemia agora podem ser penalizadas por negligenciar campos de dados aparentemente triviais — ou se unidades que utilizam verificação remota não estiverem cadastradas no E-Verify. O ICE também confirmou que o uso do formulário I-9 em espanhol fora de Porto Rico passou a ser passível de multa, surpreendendo muitos varejistas multinacionais.
Advogados preveem aumento nas “auditorias desktop”, em que o ICE exige arquivos eletrônicos em massa do I-9 sem necessidade de visita presencial, usando análises para identificar irregularidades. Empresas com grande força de trabalho móvel ou sazonal — como construtoras, empresas de logística e redes de hospitalidade — devem se preparar para auditorias internas rigorosas e adaptações nos sistemas para garantir a integridade do histórico de auditoria e conformidade com assinaturas eletrônicas.
Na prática, a orientação obriga gestores de mobilidade global a incorporar o risco do I-9 no planejamento de transferências: classificar incorretamente contratações remotas ou estagiários pode gerar passivos milionários que comprometem orçamentos de realocação. Especialistas recomendam alinhar as políticas de arquivamento do I-9 a protocolos de segurança no nível SOC-2, requalificar gerentes locais de contratação e documentar provas em tempo real do status de visto para funcionários dependentes antes de viagens internacionais.
A administração Trump apresenta a política como um fechamento de “brechas” na fiscalização, mas críticos apontam que a mudança ignorou o processo formal de consulta pública, abrindo espaço para litígios sob a Lei de Procedimentos Administrativos. Até que os tribunais se manifestem, os empregadores não têm alternativa senão reforçar imediatamente a conformidade.
Fonte: JD Supra – CDF Labor Law LLP
