ICE、I-9違反の定義を見直し、雇用主への罰金を厳格化

米国移民税関捜査局（ICE）は、フォームI-9監査に関する内部の「ファクトシート」を改訂し、これまで軽微とされていた多くの書類上の誤りを「実質的な」違反と再分類しました。これにより、1フォームあたり最大2,861ドルの罰金が科される可能性があります。3月17日に監査官向けに配布され、5月1日に法務アラートで公表されたこの変更は、従業員の生年月日を記載しなかったり、2023年に導入されたリモート検証のチェックボックスを見落とした場合の従来の10日間の修正猶予期間を廃止しました。

グローバルモビリティや人事チームにとって、この新基準は日常のオンボーディングのリスクを大幅に高めるものです。パンデミック時の柔軟措置として国土安全保障省（DHS）のリモート検査「代替手続き」を採用した企業は、些細に見えるデータ項目の見落としや、リモート検証を利用する拠点がE-Verifyに登録されていなかった場合に罰則を受ける可能性があります。さらに、ICEはプエルトリコ以外でスペイン語版I-9を使用することも罰金対象となると確認し、多くの多国籍小売業者を驚かせました。



法務専門家は、ICEが現地に赴かずに大量の電子I-9ファイルを要求し、分析ツールで異常を検出する「デスクトップ監査」の増加を予想しています。建設業者、物流企業、ホスピタリティチェーンなど、移動や季節労働者が多い企業は、監査証跡の整備や電子署名の遵守を確実にするため、包括的な自己監査やシステム改修の予算を確保すべきです。

実務上、グローバルモビリティマネージャーは、I-9リスクを派遣計画に組み込み、リモート採用者やインターンの誤分類が数十万ドルの負債を招き、移転予算を圧迫する事態を避ける必要があります。専門家は、I-9の記録管理をSOC-2レベルのセキュリティ基準に合わせ、現地の採用担当者を再教育し、ビザ依存の従業員については海外渡航前にリアルタイムで身分証明を記録することを推奨しています。

トランプ政権はこの政策を「執行の抜け穴を塞ぐ」ものと位置づけていますが、批判派は通知・意見募集の手続きを経ずに変更が行われたとして、行政手続法に基づく訴訟が予想されます。裁判所の判断が出るまでは、企業は即座にコンプライアンス強化に取り組むほかありません。