إدارة الهجرة والجمارك الأمريكية (ICE) أعادت صياغة "ورقة الحقائق" الداخلية الخاصة بتدقيقات نموذج I-9، حيث أعادت تصنيف مجموعة من الأخطاء الورقية التي كانت تُعتبر بسيطة سابقًا إلى انتهاكات جوهرية تُعرض صاحب العمل لغرامات تصل إلى 2,861 دولارًا عن كل نموذج. التغييرات، التي تم تعميمها على المدققين في 17 مارس وكُشفت للجمهور في تنبيه قانوني بتاريخ 1 مايو، ألغت فترة التصحيح التقليدية التي كانت مدتها 10 أيام للأخطاء مثل عدم تسجيل تاريخ ميلاد الموظف أو عدم وضع علامة في خانة التحقق عن بُعد التي أُنشئت في 2023.
بالنسبة لفرق التنقل العالمية والموارد البشرية، ترفع المعايير الجديدة من مستوى المخاطر في عمليات التوظيف اليومية. أصحاب العمل الذين اعتمدوا "الإجراء البديل" لفحص الوثائق عن بُعد خلال فترة التسهيلات في الجائحة يواجهون الآن غرامات إذا أغفلوا حقول بيانات تبدو تافهة، أو إذا لم تكن المواقع التي تستخدم التحقق عن بُعد مسجلة في نظام E-Verify. كما أكدت ICE أن استخدام نموذج I-9 باللغة الإسبانية خارج بورتو ريكو أصبح مخالفة تستوجب الغرامة، مما فاجأ العديد من تجار التجزئة متعددين الجنسيات.
![وكالة الهجرة والجمارك تعيد تعريف مخالفات نموذج I-9، مما يعرض أصحاب العمل لغرامات أشد]()
يتوقع المحامون زيادة في عمليات "التدقيق المكتبي"، حيث تطلب ICE ملفات I-9 إلكترونية جماعية دون الحاجة لزيارة الموقع، مستفيدة من التحليلات لرصد الشذوذات. الشركات التي تعتمد على قوة عمل متنقلة أو موسمية كبيرة—مثل مقاولي البناء، وشركات اللوجستيات، وسلاسل الضيافة—ينبغي أن تخصص ميزانيات للتدقيق الذاتي الشامل وتحديث الأنظمة لضمان سلامة سجلات التدقيق والامتثال للتوقيعات الإلكترونية.
عمليًا، تعني التوجيهات أن مديري التنقل العالمي يجب أن يدمجوا مخاطر نموذج I-9 في تخطيط المهام: تصنيف خاطئ للموظفين عن بُعد أو المتدربين قد يؤدي إلى مسؤوليات مالية ضخمة تعطل ميزانيات النقل. ينصح الخبراء بمزامنة سياسات حفظ سجلات I-9 مع بروتوكولات أمان بمستوى SOC-2، وإعادة تدريب مديري التوظيف المحليين، وتوثيق إثبات الحالة في الوقت الفعلي للموظفين المعتمدين على التأشيرات قبل السفر للخارج.
تُقدم إدارة ترامب هذه السياسة على أنها تغلق "ثغرات" في التنفيذ، لكن النقاد يرون أن هذا التغيير تم دون اتباع إجراءات إشعار وتعليق رسمية، مما قد يؤدي إلى دعاوى قضائية بموجب قانون الإجراءات الإدارية. وحتى تصدر المحاكم حكمها، لا خيار أمام أصحاب العمل سوى تشديد الامتثال فورًا.
بالنسبة لفرق التنقل العالمية والموارد البشرية، ترفع المعايير الجديدة من مستوى المخاطر في عمليات التوظيف اليومية. أصحاب العمل الذين اعتمدوا "الإجراء البديل" لفحص الوثائق عن بُعد خلال فترة التسهيلات في الجائحة يواجهون الآن غرامات إذا أغفلوا حقول بيانات تبدو تافهة، أو إذا لم تكن المواقع التي تستخدم التحقق عن بُعد مسجلة في نظام E-Verify. كما أكدت ICE أن استخدام نموذج I-9 باللغة الإسبانية خارج بورتو ريكو أصبح مخالفة تستوجب الغرامة، مما فاجأ العديد من تجار التجزئة متعددين الجنسيات.
يتوقع المحامون زيادة في عمليات "التدقيق المكتبي"، حيث تطلب ICE ملفات I-9 إلكترونية جماعية دون الحاجة لزيارة الموقع، مستفيدة من التحليلات لرصد الشذوذات. الشركات التي تعتمد على قوة عمل متنقلة أو موسمية كبيرة—مثل مقاولي البناء، وشركات اللوجستيات، وسلاسل الضيافة—ينبغي أن تخصص ميزانيات للتدقيق الذاتي الشامل وتحديث الأنظمة لضمان سلامة سجلات التدقيق والامتثال للتوقيعات الإلكترونية.
عمليًا، تعني التوجيهات أن مديري التنقل العالمي يجب أن يدمجوا مخاطر نموذج I-9 في تخطيط المهام: تصنيف خاطئ للموظفين عن بُعد أو المتدربين قد يؤدي إلى مسؤوليات مالية ضخمة تعطل ميزانيات النقل. ينصح الخبراء بمزامنة سياسات حفظ سجلات I-9 مع بروتوكولات أمان بمستوى SOC-2، وإعادة تدريب مديري التوظيف المحليين، وتوثيق إثبات الحالة في الوقت الفعلي للموظفين المعتمدين على التأشيرات قبل السفر للخارج.
تُقدم إدارة ترامب هذه السياسة على أنها تغلق "ثغرات" في التنفيذ، لكن النقاد يرون أن هذا التغيير تم دون اتباع إجراءات إشعار وتعليق رسمية، مما قد يؤدي إلى دعاوى قضائية بموجب قانون الإجراءات الإدارية. وحتى تصدر المحاكم حكمها، لا خيار أمام أصحاب العمل سوى تشديد الامتثال فورًا.
المصدر: JD Supra – CDF Labor Law LLP
