El Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de EE. UU. (ICE) ha revisado su “Hoja Informativa” interna sobre auditorías del Formulario I-9, reclasificando una serie de errores administrativos antes considerados menores como violaciones “sustantivas” sujetas a multas de hasta $2,861 por formulario. Los cambios, comunicados a los auditores el 17 de marzo pero revelados públicamente en una alerta legal del 1 de mayo, eliminan el tradicional período de corrección de 10 días para errores como no incluir la fecha de nacimiento del empleado o no marcar la casilla de verificación remota creada en 2023.
Para los equipos de movilidad global y recursos humanos, estos nuevos estándares elevan el riesgo en los procesos cotidianos de incorporación. Los empleadores que adoptaron el “procedimiento alternativo” de inspección remota del DHS durante las flexibilidades por la pandemia ahora enfrentan sanciones si pasaron por alto campos de datos aparentemente triviales, o si las ubicaciones que usaron verificación remota no estaban inscritas en E-Verify. ICE también confirmó que usar la versión en español del I-9 fuera de Puerto Rico es ahora motivo de multa, lo que ha tomado por sorpresa a muchos minoristas multinacionales.
![ICE redefine las infracciones del formulario I-9, exponiendo a los empleadores a multas más severas]()
Los expertos legales prevén un aumento en las “auditorías de escritorio”, donde ICE exige archivos electrónicos masivos de I-9 sin necesidad de inspección presencial, utilizando análisis para detectar anomalías. Las empresas con grandes plantillas móviles o estacionales —contratistas de construcción, firmas de logística y cadenas hoteleras— deben presupuestar auditorías internas exhaustivas y actualizaciones de sistemas para garantizar la integridad del historial de auditoría y el cumplimiento de firmas electrónicas.
En la práctica, esta directriz implica que los gerentes de movilidad global deben integrar el riesgo del I-9 en la planificación de asignaciones: clasificar erróneamente a contratados remotos o pasantes podría generar responsabilidades millonarias que desbaraten los presupuestos de reubicación. Los expertos recomiendan alinear las políticas de registro del I-9 con protocolos de seguridad de nivel SOC-2, capacitar nuevamente a los gerentes locales de contratación y documentar pruebas en tiempo real del estatus migratorio de empleados dependientes de visa antes de viajes internacionales.
La administración Trump presentó esta política como un cierre de “vacíos legales” en la aplicación, pero los críticos señalan que el cambio evitó el proceso de notificación y comentarios, lo que podría derivar en litigios bajo la Ley de Procedimiento Administrativo. Hasta que los tribunales se pronuncien, los empleadores no tienen más opción que reforzar el cumplimiento de inmediato.
Para los equipos de movilidad global y recursos humanos, estos nuevos estándares elevan el riesgo en los procesos cotidianos de incorporación. Los empleadores que adoptaron el “procedimiento alternativo” de inspección remota del DHS durante las flexibilidades por la pandemia ahora enfrentan sanciones si pasaron por alto campos de datos aparentemente triviales, o si las ubicaciones que usaron verificación remota no estaban inscritas en E-Verify. ICE también confirmó que usar la versión en español del I-9 fuera de Puerto Rico es ahora motivo de multa, lo que ha tomado por sorpresa a muchos minoristas multinacionales.
Los expertos legales prevén un aumento en las “auditorías de escritorio”, donde ICE exige archivos electrónicos masivos de I-9 sin necesidad de inspección presencial, utilizando análisis para detectar anomalías. Las empresas con grandes plantillas móviles o estacionales —contratistas de construcción, firmas de logística y cadenas hoteleras— deben presupuestar auditorías internas exhaustivas y actualizaciones de sistemas para garantizar la integridad del historial de auditoría y el cumplimiento de firmas electrónicas.
En la práctica, esta directriz implica que los gerentes de movilidad global deben integrar el riesgo del I-9 en la planificación de asignaciones: clasificar erróneamente a contratados remotos o pasantes podría generar responsabilidades millonarias que desbaraten los presupuestos de reubicación. Los expertos recomiendan alinear las políticas de registro del I-9 con protocolos de seguridad de nivel SOC-2, capacitar nuevamente a los gerentes locales de contratación y documentar pruebas en tiempo real del estatus migratorio de empleados dependientes de visa antes de viajes internacionales.
La administración Trump presentó esta política como un cierre de “vacíos legales” en la aplicación, pero los críticos señalan que el cambio evitó el proceso de notificación y comentarios, lo que podría derivar en litigios bajo la Ley de Procedimiento Administrativo. Hasta que los tribunales se pronuncien, los empleadores no tienen más opción que reforzar el cumplimiento de inmediato.
Fuente: JD Supra – CDF Labor Law LLP
