Imigrasi dan Bea Cukai AS (ICE) telah memperbarui “Lembar Fakta” internal mereka tentang audit Formulir I-9, mengklasifikasikan ulang sejumlah kesalahan administrasi yang sebelumnya dianggap kecil menjadi pelanggaran “substansial” yang dapat dikenai denda hingga $2.861 per formulir. Perubahan ini—yang disebarkan kepada auditor pada 17 Maret namun baru diumumkan secara publik lewat peringatan hukum pada 1 Mei—menghapus masa tenggang 10 hari untuk memperbaiki kesalahan seperti tidak mencantumkan tanggal lahir karyawan atau lupa mencentang kotak verifikasi jarak jauh yang diperkenalkan pada 2023.
Bagi tim mobilitas global dan HR, standar baru ini meningkatkan risiko dalam proses onboarding sehari-hari. Perusahaan yang menggunakan prosedur inspeksi jarak jauh dari DHS selama masa fleksibilitas pandemi kini berisiko terkena denda jika melewatkan data yang tampak sepele—atau jika lokasi yang menggunakan verifikasi jarak jauh tidak terdaftar di E-Verify. ICE juga menegaskan bahwa penggunaan Formulir I-9 berbahasa Spanyol di luar Puerto Rico kini dapat dikenai denda, mengejutkan banyak peritel multinasional.
![ICE Mengubah Definisi Pelanggaran I-9, Membuat Pengusaha Terancam Denda Lebih Besar]()
Para praktisi hukum memperkirakan akan ada peningkatan audit “desktop,” di mana ICE meminta file I-9 elektronik secara massal tanpa harus datang langsung ke lokasi, menggunakan analitik untuk mendeteksi anomali. Perusahaan dengan tenaga kerja mobile atau musiman yang besar—seperti kontraktor konstruksi, perusahaan logistik, dan jaringan perhotelan—disarankan menganggarkan audit mandiri menyeluruh dan pembaruan sistem untuk memastikan integritas jejak audit dan kepatuhan tanda tangan elektronik.
Secara praktis, panduan ini berarti manajer mobilitas global harus memasukkan risiko I-9 dalam perencanaan penugasan: salah klasifikasi pekerja jarak jauh atau magang bisa memicu kewajiban denda hingga enam digit yang mengganggu anggaran relokasi. Para ahli menyarankan agar kebijakan pencatatan I-9 disesuaikan dengan protokol keamanan setara SOC-2, melatih ulang manajer perekrutan lokal, dan mendokumentasikan bukti status visa secara real-time sebelum karyawan yang bergantung pada visa melakukan perjalanan ke luar negeri.
Pemerintahan Trump menyebut kebijakan ini sebagai upaya menutup “celah” penegakan hukum, namun para kritikus menilai perubahan ini melewati proses aturan pemberitahuan dan komentar, sehingga berpotensi memicu gugatan berdasarkan Undang-Undang Prosedur Administratif. Sampai pengadilan memberikan keputusan, para pemberi kerja tidak punya pilihan selain segera memperketat kepatuhan.
Bagi tim mobilitas global dan HR, standar baru ini meningkatkan risiko dalam proses onboarding sehari-hari. Perusahaan yang menggunakan prosedur inspeksi jarak jauh dari DHS selama masa fleksibilitas pandemi kini berisiko terkena denda jika melewatkan data yang tampak sepele—atau jika lokasi yang menggunakan verifikasi jarak jauh tidak terdaftar di E-Verify. ICE juga menegaskan bahwa penggunaan Formulir I-9 berbahasa Spanyol di luar Puerto Rico kini dapat dikenai denda, mengejutkan banyak peritel multinasional.
Para praktisi hukum memperkirakan akan ada peningkatan audit “desktop,” di mana ICE meminta file I-9 elektronik secara massal tanpa harus datang langsung ke lokasi, menggunakan analitik untuk mendeteksi anomali. Perusahaan dengan tenaga kerja mobile atau musiman yang besar—seperti kontraktor konstruksi, perusahaan logistik, dan jaringan perhotelan—disarankan menganggarkan audit mandiri menyeluruh dan pembaruan sistem untuk memastikan integritas jejak audit dan kepatuhan tanda tangan elektronik.
Secara praktis, panduan ini berarti manajer mobilitas global harus memasukkan risiko I-9 dalam perencanaan penugasan: salah klasifikasi pekerja jarak jauh atau magang bisa memicu kewajiban denda hingga enam digit yang mengganggu anggaran relokasi. Para ahli menyarankan agar kebijakan pencatatan I-9 disesuaikan dengan protokol keamanan setara SOC-2, melatih ulang manajer perekrutan lokal, dan mendokumentasikan bukti status visa secara real-time sebelum karyawan yang bergantung pada visa melakukan perjalanan ke luar negeri.
Pemerintahan Trump menyebut kebijakan ini sebagai upaya menutup “celah” penegakan hukum, namun para kritikus menilai perubahan ini melewati proses aturan pemberitahuan dan komentar, sehingga berpotensi memicu gugatan berdasarkan Undang-Undang Prosedur Administratif. Sampai pengadilan memberikan keputusan, para pemberi kerja tidak punya pilihan selain segera memperketat kepatuhan.
Sumber: JD Supra – CDF Labor Law LLP
