ICE redefiniuje naruszenia formularza I-9, narażając pracodawców na wyższe kary finansowe

Amerykańska agencja Immigration and Customs Enforcement (ICE) zaktualizowała wewnętrzny „Fact Sheet” dotyczący audytów formularza I-9, klasyfikując wiele dotychczas drobnych błędów formalnych jako poważne naruszenia, za które grożą kary sięgające nawet 2 861 dolarów za każdy formularz. Zmiany, przekazane audytorom 17 marca, a upublicznione w komunikacie prawnym 1 maja, likwidują dotychczasowy 10-dniowy okres na poprawę błędów, takich jak brak daty urodzenia pracownika czy niezaznaczenie pola dotyczącego zdalnej weryfikacji, wprowadzonego w 2023 roku.

Dla zespołów zajmujących się mobilnością międzynarodową i HR nowe wytyczne znacząco podnoszą ryzyko podczas codziennego procesu zatrudniania. Pracodawcy, którzy korzystali z „alternatywnej procedury” zdalnej inspekcji wprowadzanej przez DHS w czasie pandemii, teraz mogą zostać ukarani za pominięcie pozornie drobnych danych lub za brak rejestracji lokalizacji korzystających z weryfikacji zdalnej w systemie E-Verify. ICE potwierdziło również, że używanie hiszpańskojęzycznej wersji formularza I-9 poza Portoryko jest teraz wykroczeniem podlegającym karze, co zaskoczyło wielu międzynarodowych detalistów.



Prawnicy przewidują wzrost liczby „audytów biurkowych”, podczas których ICE żąda masowych elektronicznych plików I-9 bez fizycznej wizyty, wykorzystując analitykę do wykrywania nieprawidłowości. Firmy zatrudniające dużą liczbę pracowników mobilnych lub sezonowych – wykonawcy budowlani, firmy logistyczne i sieci hotelarskie – powinny przygotować się na kompleksowe samokontrole i modernizacje systemów, aby zapewnić integralność ścieżki audytu i zgodność z podpisem elektronicznym.

W praktyce oznacza to, że menedżerowie ds. mobilności międzynarodowej muszą uwzględnić ryzyko związane z formularzem I-9 już na etapie planowania delegacji: błędna klasyfikacja zdalnych pracowników lub stażystów może skutkować sześciocyfrowymi karami, które mogą zrujnować budżety relokacyjne. Eksperci zalecają dostosowanie polityk prowadzenia dokumentacji I-9 do standardów bezpieczeństwa na poziomie SOC-2, ponowne szkolenie lokalnych menedżerów zatrudnienia oraz dokumentowanie w czasie rzeczywistym potwierdzenia statusu wizowego pracowników przed wyjazdem za granicę.

Administracja Trumpa przedstawia tę politykę jako zamykanie „luk” w egzekwowaniu przepisów, jednak krytycy wskazują, że zmiana została wprowadzona bez konsultacji publicznych, co może skutkować pozwami na podstawie Ustawy o procedurze administracyjnej. Do czasu rozstrzygnięć sądowych pracodawcy nie mają innego wyjścia, jak natychmiastowe zaostrzenie zgodności z przepisami.