Die US-Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE) hat ihr internes „Fact Sheet“ zu I-9-Prüfungen überarbeitet und zahlreiche zuvor als geringfügig eingestufte Formfehler nun als „wesentliche“ Verstöße eingestuft, die mit Bußgeldern von bis zu 2.861 US-Dollar pro Formular geahndet werden können. Die Änderungen, die am 17. März an Prüfer verteilt, aber erst am 1. Mai in einem rechtlichen Hinweis öffentlich gemacht wurden, schaffen die bisherige 10-tägige Nachbesserungsfrist für Fehler wie das Fehlen des Geburtsdatums eines Mitarbeiters oder das Nicht-Ankreuzen des 2023 eingeführten Kontrollkästchens für die Fernüberprüfung ab. Für globale Mobilitäts- und HR-Teams erhöhen die neuen Vorgaben die Anforderungen beim täglichen Onboarding erheblich. Arbeitgeber, die während der Pandemie die vom Heimatschutzministerium (DHS) eingeführte „Alternative Procedure“ zur Ferninspektion nutzten, riskieren nun Strafen, wenn sie scheinbar unwichtige Datenfelder übersehen haben oder wenn Standorte, die Fernüberprüfungen durchführten, nicht bei E-Verify registriert waren. ICE bestätigte zudem, dass die Verwendung der spanischsprachigen I-9-Formulare außerhalb von Puerto Rico nun bußgeldbewehrt ist, was viele multinationale Einzelhändler unvorbereitet trifft. Rechtsexperten rechnen mit einem Anstieg von „Desktop-Audits“, bei denen ICE elektronische I-9-Datensätze in großer Menge anfordert, ohne vor Ort zu erscheinen, und mithilfe von Analysen Unregelmäßigkeiten aufdeckt. Unternehmen mit großen mobilen oder saisonalen Belegschaften – etwa Bauunternehmen, Logistikfirmen und Hotelketten – sollten umfassende Selbstprüfungen und Systemanpassungen einplanen, um die Nachvollziehbarkeit der Prüfpfade und die Einhaltung elektronischer Unterschriften sicherzustellen. Praktisch bedeutet die neue Richtlinie, dass Manager für globale Mobilität das I-9-Risiko in die Einsatzplanung einbeziehen müssen: Eine falsche Einstufung von Remote-Mitarbeitern oder Praktikanten kann Haftungsrisiken in sechsstelliger Höhe auslösen und Umzugsbudgets gefährden. Experten empfehlen, die I-9-Dokumentationsrichtlinien an SOC-2-Sicherheitsstandards anzupassen, lokale Einstellungsleiter neu zu schulen und den Aufenthaltsstatus von visapflichtigen Mitarbeitern vor Auslandsreisen in Echtzeit zu dokumentieren. Die Trump-Administration bezeichnet die Maßnahme als Schließung von Durchsetzungs-„Schlupflöchern“, Kritiker bemängeln jedoch, dass die Änderung ohne öffentliche Anhörung und Kommentierung erfolgte, was zu Klagen nach dem Verwaltungsverfahrensgesetz führen könnte. Bis Gerichte entscheiden, bleibt Arbeitgebern kaum eine andere Wahl, als die Compliance sofort zu verschärfen.
Quelle: JD Supra – CDF Labor Law LLP
