IRCC ngừng sử dụng mẫu IMM 5476 cũ – Mẫu ủy quyền đại diện mới giờ đây là bắt buộc

Cơ quan Di trú, Người tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) đã âm thầm đạt đến một mốc thời hạn hành chính quan trọng vào nửa đêm ngày 12 tháng 3 năm 2026: từ ngày 13 tháng 3 trở đi, nhân viên chỉ chấp nhận mẫu đơn Sử dụng Đại diện (IMM 5476) phiên bản tháng 11 năm 2025. Các phiên bản trước đó — mà nhiều nhà tuyển dụng, công ty luật và nhà cung cấp dịch vụ di chuyển vẫn lưu giữ — hiện không còn hợp lệ và sẽ dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại hoặc từ chối nếu nộp. Thay đổi này có vẻ nhỏ, nhưng đối với các quản lý di chuyển toàn cầu, nó mang lại rủi ro vận hành thực sự. IMM 5476 là công cụ pháp lý cho phép luật sư, tư vấn di trú hoặc nhân sự nội bộ đại diện cho người nộp đơn. Nếu một mẫu đơn lỗi thời được tải lên cùng với hồ sơ gia hạn giấy phép lao động trực tuyến hoặc gói thường trú nhân, IRCC có thể coi hồ sơ là không đầy đủ, gây chậm trễ, mất quyền duy trì tình trạng hợp pháp và trong trường hợp xấu nhất là phải ngừng làm việc. Khác với các lần cập nhật mẫu đơn trước, IRCC không tạo khoảng thời gian chuyển tiếp dài: họ thông báo phiên bản mới vào tháng 11 năm 2025 nhưng chỉ cho các bên liên quan chưa đầy bốn tháng để chuyển đổi mẫu. Các công ty nộp hàng loạt đơn xin giấy phép lao động miễn LMIA — như nhân viên chuyển công tác nội bộ hoặc chuyên gia theo CUSMA — giờ phải rà soát lại thư viện tài liệu và cổng thông tin khách hàng để đảm bảo chỉ sử dụng phiên bản 11-2025. Về mặt thực tiễn, mẫu đơn mới có ngôn ngữ đồng thuận rõ ràng hơn và thêm các ô chọn cho đại diện trực tuyến, phản ánh xu hướng số hóa của cơ quan. Nó cũng nhắc nhở người nộp đơn rằng việc sử dụng tư vấn có trả phí nhưng không được phép là bất hợp pháp — một phần trong chiến dịch mạnh tay của Ottawa với các “đại diện ma”. Các công ty nên hướng dẫn nhân viên nước ngoài về yêu cầu ký mới (vẫn chấp nhận chữ ký đánh máy hoặc ký tay, nhưng khuyến nghị thêm chữ ký điện tử bên cạnh mỗi tuyên bố). Đội ngũ quản lý di chuyển toàn cầu có hai việc cần làm ngay: thứ nhất, loại bỏ mọi quy trình cũ (mẫu SharePoint, công cụ tạo tài liệu hoặc cổng nhà cung cấp) có chứa mẫu đơn lỗi thời; thứ hai, xác nhận lại với luật sư bên ngoài rằng hệ thống kiểm soát chất lượng nội bộ của họ phát hiện sai lệch phiên bản trước khi gửi hồ sơ điện tử lên cổng IRCC. Thực hiện những bước này sẽ giúp tránh bị từ chối không cần thiết và giữ cho nhân viên được điều động — cùng các bộ phận kinh doanh phụ thuộc vào họ — hoạt động liên tục không gián đoạn.