IRCC wycofuje stary formularz IMM 5476 – nowy formularz pełnomocnictwa obowiązkowy

Immigracja, Uchodźcy i Obywatelstwo Kanada (IRCC) cicho przekroczyło ważny termin administracyjny o północy 12 marca 2026 roku: od 13 marca urzędnicy będą akceptować wyłącznie listopadową wersję formularza Upoważnienie do Reprezentacji (IMM 5476) z 2025 roku. Poprzednie wersje — które wciąż przechowują wielu pracodawców, kancelarii prawnych i firm relokacyjnych — tracą ważność i ich złożenie spowoduje zwrot lub odrzucenie wniosku. Zmiana wydaje się drobna, ale dla menedżerów ds. mobilności międzynarodowej niesie realne ryzyko operacyjne. IMM 5476 to dokument prawny upoważniający prawnika, konsultanta imigracyjnego lub specjalistę HR do działania w imieniu wnioskodawcy. Jeśli do wniosku o przedłużenie pozwolenia na pracę lub pakietu stałego pobytu zostanie dołączona nieaktualna wersja formularza, IRCC może uznać zgłoszenie za niekompletne, co skutkuje opóźnieniami, utratą statusu ochronnego i w najgorszym wypadku — koniecznością przerwania pracy. W przeciwieństwie do poprzednich aktualizacji formularzy, IRCC nie przewidziało długiego okresu przejściowego: nową wersję ogłoszono w listopadzie 2025, dając praktykom mniej niż cztery miesiące na zmianę szablonów. Firmy składające hurtowo duże liczby wniosków o pozwolenia na pracę zwolnione z LMIA — np. dla pracowników przenoszonych wewnątrz firmy lub specjalistów CUSMA — muszą teraz przejrzeć swoje archiwa dokumentów i portale dla klientów, aby upewnić się, że używana jest wyłącznie wersja 11-2025. Nowy formularz wprowadza jaśniejsze zapisy dotyczące zgody oraz dodatkowe pola wyboru dla reprezentacji wirtualnej, co odzwierciedla trwającą cyfryzację agencji. Przypomina też wnioskodawcom, że korzystanie z płatnych, ale nieautoryzowanych konsultantów jest nielegalne — część szerszych działań Ottawy przeciwko tzw. „duchowym” przedstawicielom. Firmy powinny poinformować zagranicznych pracowników o nowych wymaganiach dotyczących podpisów (wciąż akceptowane są podpisy odręczne i wpisane, ale zalecane są elektroniczne inicjały przy każdej deklaracji). Zespoły ds. mobilności międzynarodowej mają dwa pilne zadania: po pierwsze, usunąć z dotychczasowych procesów (szablony SharePoint, narzędzia do generowania dokumentów, portale dostawców) przestarzały formularz; po drugie, potwierdzić z zewnętrznymi prawnikami, że ich systemy kontroli jakości wykrywają niezgodności wersji przed elektronicznym składaniem dokumentów do portali IRCC. Podjęcie tych kroków pomoże uniknąć niepotrzebnych odmów i zapewni ciągłość pracy pracowników oraz działów, które na nich polegają.