IRCC stellt altes Formular IMM 5476 ein – Neues Formular zur Vertretung jetzt verpflichtend

Immigration, Refugees and Citizenship Canada (IRCC) hat am 12. März 2026 um Mitternacht stillschweigend eine wichtige administrative Frist erreicht: Ab dem 13. März werden von den Sachbearbeitern nur noch die im November 2025 aktualisierte Version des Formulars „Use of a Representative“ (IMM 5476) akzeptiert. Frühere Versionen, die viele Arbeitgeber, Anwaltskanzleien und Relocation-Dienstleister noch in ihren Unterlagen hatten, sind nun ungültig und führen bei Einreichung zu einer Rückweisung oder Ablehnung des Antrags.

Diese Änderung mag geringfügig erscheinen, birgt für Manager im Bereich globale Mobilität jedoch ein erhebliches operatives Risiko. Das Formular IMM 5476 ist das rechtliche Dokument, das einem Anwalt, einem Einwanderungsberater oder einem internen HR-Mitarbeiter die Vertretung eines Antragstellers erlaubt. Wird bei der Online-Einreichung einer Arbeitserlaubnisverlängerung oder eines Antrags auf Daueraufenthalt eine veraltete Version hochgeladen, kann IRCC die Einreichung als unvollständig betrachten. Dies führt zu Verzögerungen, dem Verlust des Statusschutzes und im schlimmsten Fall zu einem Arbeitsstopp.

Im Gegensatz zu früheren Formularaktualisierungen hat IRCC keine lange Übergangsfrist eingeräumt: Die neue Version wurde im November 2025 angekündigt, den Praktikern blieben jedoch weniger als vier Monate, um auf das neue Formular umzusteigen. Unternehmen, die große Mengen an LMIA-freien Arbeitserlaubnisanträgen bündeln – etwa für innerbetriebliche Versetzungen oder CUSMA-Fachkräfte – müssen nun ihre Dokumentenarchive und Kundenportale überprüfen, um sicherzustellen, dass nur noch die Version 11-2025 verwendet wird.



Praktisch bringt das neue Formular klarere Einwilligungstexte und zusätzliche Kontrollkästchen für virtuelle Vertretung mit, was den fortschreitenden Digitalisierungsprozess der Behörde widerspiegelt. Außerdem weist es Antragsteller darauf hin, dass die Nutzung eines kostenpflichtigen, aber nicht autorisierten Beraters illegal ist – Teil von Ottawas verstärktem Vorgehen gegen sogenannte „Geister“-Vertreter.

Firmen sollten ihre ausländischen Mitarbeiter über die neuen Unterschriftsanforderungen informieren (getippte oder handschriftliche Unterschriften sind weiterhin zulässig, empfohlen werden jedoch elektronische Initialen neben jeder Erklärung). Die Teams für globale Mobilität haben zwei dringende Aufgaben: Erstens müssen alle veralteten Arbeitsabläufe (SharePoint-Vorlagen, Dokumentengenerierungstools oder Anbieterportale) von der überholten Formularversion bereinigt werden. Zweitens sollte mit externen Rechtsberatern bestätigt werden, dass deren interne Qualitätskontrollsysteme Versionsabweichungen erkennen, bevor Anträge elektronisch bei IRCC eingereicht werden.

Diese Maßnahmen helfen, vermeidbare Ablehnungen zu verhindern und gewährleisten, dass entsandte Mitarbeiter sowie die von ihnen abhängigen Geschäftsbereiche ohne Unterbrechung weiterarbeiten können.