Trong một bước tiến được các nhà tuyển dụng, trường đại học và chuyên gia nước ngoài mong đợi từ lâu, Văn phòng Người nước ngoài Ba Lan (UdSC) đã chính thức triển khai hệ thống CNTT mới Moduł Obsługi Spraw (MOS) vào lúc 00:01 ngày 27 tháng 4 năm 2026. Kể từ thời điểm này, mọi đơn xin cư trú tạm thời, cư trú lâu dài và tình trạng cư trú dài hạn của EU phải được nộp hoàn toàn trực tuyến qua cổng MOS. Các đơn giấy gửi đến sau ngày 26 tháng 4 sẽ không được xem xét, bất kể dấu bưu điện, chính thức chấm dứt mô hình “xếp hàng tại văn phòng tỉnh” tồn tại hàng thập kỷ. Cổng thông tin tích hợp với hệ thống đăng nhập một lần Profil Zaufany của Ba Lan, cho phép người nước ngoài hoặc đại diện được ủy quyền hoàn thành biểu mẫu, tải lên bằng chứng và thanh toán phí trong một quy trình duy nhất. Thời gian xử lý sẽ được tính từ lúc đơn điện tử được gửi vào MOS, không phải từ ngày chuyển phát hồ sơ giấy. UdSC cho biết điều này sẽ tạo ra một chuỗi kiểm tra kỹ thuật số minh bạch cho cả người nộp đơn và cán bộ kiểm tra. Đối với các quản lý di chuyển nhân sự doanh nghiệp, thay đổi này mang tính đột phá: các nhà tuyển dụng lớn chuyển nhân viên đến Warsaw, Kraków, Poznań hoặc Gdańsk có thể tải dữ liệu hàng loạt và theo dõi trạng thái hồ sơ tập trung, thay vì phải cử nhân viên đến nhiều văn phòng tỉnh khác nhau. Các trường đại học tuyển dụng nhà nghiên cứu theo chương trình Thẻ Xanh EU và ICT cũng hưởng lợi tương tự, trong khi các hồ sơ đoàn tụ gia đình nộp từ nước ngoài vẫn phải gửi giấy theo quy định chuyển tiếp. UdSC đã công bố các câu hỏi thường gặp bằng tiếng Anh và tiếng Ba Lan, video hướng dẫn và số điện thoại hỗ trợ, nhưng cảnh báo sẽ có “sự chậm trễ ban đầu” khi người dùng làm quen với đăng nhập hai lớp và yêu cầu quét tài liệu. Các nhà tuyển dụng được khuyên tổ chức đào tạo nội bộ và cập nhật lại lịch trình cho người lao động được cử đi làm việc. Các chuyên gia tư vấn nhập cư dự đoán sẽ có một số hồ sơ bị từ chối ban đầu do quét tài liệu không đầy đủ, nhưng tin rằng khi MOS ổn định sẽ rút ngắn thời gian xét duyệt vài tuần và giúp Ba Lan tăng sức cạnh tranh so với các trung tâm nhân tài lân cận như Cộng hòa Séc và Đức.
