Hội đồng Bộ trưởng Bỉ đã phê duyệt một hợp đồng nhượng quyền kéo dài năm năm cho phép các nhà cung cấp dịch vụ tư nhân vận hành các trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin visa cho 17 nhóm đại sứ quán và lãnh sự quán Bỉ trên toàn thế giới. Bộ trưởng Ngoại giao Maxime Prévot giải thích rằng Bộ Ngoại giao muốn hiện đại hóa dịch vụ lãnh sự, rút ngắn thời gian chờ đợi và giải phóng nhân sự để tập trung vào kiểm tra an ninh thay vì xử lý hành chính. Theo kế hoạch được công bố ngày 17/10/2026, các đối tác bên ngoài sẽ thu nhận hồ sơ visa Schengen ngắn hạn, dài hạn (D) và hợp pháp hóa, thực hiện kiểm tra dữ liệu cơ bản, lấy dữ liệu sinh trắc học, thu phí và trả hộ chiếu. Quyết định cuối cùng vẫn thuộc về các nhân viên lãnh sự Bỉ, nhưng điểm tiếp xúc đầu tiên sẽ chuyển sang các trung tâm visa thương mại tương tự như mô hình đã được áp dụng tại Pháp, Anh và Hà Lan. Mỗi trong số 17 “lô” sẽ bao gồm các quốc gia láng giềng, nơi phải mở một hoặc nhiều trung tâm mới. Các công ty sẽ đấu thầu trên Công báo EU vào tháng tới; nhà thầu thắng cuộc phải đảm bảo bảo vệ dữ liệu theo cả quy định GDPR của EU và quy định visa nghiêm ngặt hơn của Bỉ năm 2018. Hợp đồng có thể được gia hạn hai lần, mỗi lần một năm, tạo điều kiện cho thời gian tối đa bảy năm. Đối với các tập đoàn đa quốc gia luân chuyển nhân sự đến Bỉ, thay đổi này hứa hẹn sẽ giúp đặt lịch hẹn nhanh hơn và dịch vụ ổn định hơn, đặc biệt tại các thị trường có lượng hồ sơ lớn như Ấn Độ, Trung Quốc và Nigeria. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng cần dự trù thêm phí dịch vụ (thường từ 20 đến 35 euro mỗi hồ sơ) và nhắc nhở nhân viên rằng chỉ cơ quan Bỉ mới quyết định kết quả cuối cùng. Đồng thời, các nhóm quản lý di chuyển toàn cầu nên rà soát lại quy trình ủy quyền, vì các trung tâm visa tư nhân thường yêu cầu giấy ủy quyền công chứng để nộp hồ sơ nhóm. Bộ Ngoại giao sẽ công bố danh sách chi tiết các quốc gia, ngoại lệ về sinh trắc học và quy trình chia sẻ dữ liệu khi hợp đồng được trao. Các công ty hiện đang nộp hồ sơ theo nhóm trực tiếp tại các cơ quan ngoại giao nên chuẩn bị chuyển sang hệ thống mới trong nửa cuối năm 2027.
