Countdown bis ETIAS: Belgische Unternehmen werden aufgefordert, sich auf die neue 20-Euro-EU-Reisegenehmigung vorzubereiten

Eine neue Form der Vorreiseüberprüfung namens European Travel Information and Authorisation System (ETIAS) wird im letzten Quartal 2026 eingeführt. Belgische Unternehmen, die internationale Entsendungen oder häufige Kurzreisen organisieren, sollten sich jetzt darauf vorbereiten. Eine am 30. Juli 2026 veröffentlichte aktualisierte Anleitung des Reise-Management-Unternehmens FCM bestätigt, dass ETIAS für alle Nicht-EU-Bürger gilt, die derzeit visumfrei in den Schengen-Raum einreisen können – darunter Inhaber britischer, amerikanischer, kanadischer und australischer Pässe.

ETIAS ist zwar kein Visum, doch Reisende, die nach der 12-monatigen Übergangsphase keine digitale Genehmigung für 20 Euro beantragen, riskieren, von Fluggesellschaften nicht zum Boarding zugelassen oder an den belgischen Außengrenzen abgewiesen zu werden. Für belgische Unternehmen bedeutet die Änderung mehr als nur eine Compliance-Anforderung: Sie verändert die Fürsorgepflicht und bringt neue Kontrollpunkte im Buchungsprozess mit sich. Reiseverantwortliche müssen erfassen, ob ein Reisender bereits eine ETIAS-Genehmigung besitzt – diese ist drei Jahre lang oder bis zum Ablauf des Reisepasses gültig – und zusätzliche Zeit für die Genehmigung von Anträgen einplanen, die manuell geprüft werden müssen, was bis zu 30 Tage dauern kann.

Personalabteilungen, die Pendler- oder Rotationsprogramme betreuen, sollten die bevorstehenden Reisepläne überprüfen, um sicherzustellen, dass Entsandte die 90-Tage-in-180-Tage-Schengen-Grenze, die durch ETIAS unverändert bleibt, nicht überschreiten. Fluggesellschaften und Bodenabfertiger am Flughafen Brüssel sowie an regionalen Flughäfen rüsten ihre Abflugkontrollsysteme auf, damit der ETIAS-Status zusammen mit den Advance Passenger Information angezeigt wird. Fluggesellschaften, die nicht berechtigte Passagiere an Bord lassen, drohen Bußgelder und die Kosten für die Rückführung der Reisenden zum Ausgangsort.



Die belgische Bundespolizei, zuständig für Grenzkontrollen in Zaventem, kündigte an, dass e-Gates, die den QR-Code der Genehmigung lesen können, 2027 schrittweise eingeführt werden. In den ersten Wochen des Systems könnten sich jedoch manuelle Kontrollschlangen verlängern. Unternehmen sollten vorsichtig sein bei Drittanbieter-Websites, die bereits kostenpflichtige „Hilfen“ anbieten. Das offizielle Portal der Europäischen Kommission ist noch nicht geöffnet, und das FCM-Briefing warnt vor Betrügern, die die Lücke ausnutzen. Firmen wird empfohlen, zentral geprüfte Informationen zu kommunizieren, nur die offizielle Website der Kommission zu verlinken und die 20-Euro-Gebühr für wichtige Reisende zu übernehmen, um Erstattungsprobleme zu vermeiden.

Schließlich steht ETIAS in Verbindung mit anderen EU-Grenzmodernisierungsprojekten, die Belgien unterstützt, insbesondere dem biometrischen Ein- und Ausreisesystem (EES), dessen Einführung auf Ende 2026 verschoben wurde. Da die ETIAS-Genehmigung mit den EES-Daten abgeglichen wird, wird es noch wichtiger, dass Mitarbeiter den Schengen-Raum rechtzeitig verlassen.

Kurz gesagt: Weniger als sechs Monate vor dem Start haben belgische Arbeitgeber nur noch ein begrenztes Zeitfenster, um ihre Richtlinien zu überprüfen, Reisende zu schulen und Buchungssysteme zu testen, bevor ETIAS in Kraft tritt.