Aftellen naar ETIAS: Belgische bedrijven aangespoord zich voor te bereiden op nieuwe €20 EU-reistoestemming

Een nieuw soort pre-reiscontrole, het European Travel Information and Authorisation System (ETIAS), wordt in het laatste kwartaal van 2026 gelanceerd. Belgische organisaties die internationale opdrachten beheren of regelmatig korte reizen maken, wordt aangeraden zich hier nu op voor te bereiden. Een bijgewerkte richtlijn, gepubliceerd op 30 juli 2026 door reisbeheerbedrijf FCM, bevestigt dat ETIAS van toepassing zal zijn op alle niet-EU-burgers die momenteel zonder visum het Schengengebied kunnen betreden, waaronder houders van Britse, Amerikaanse, Canadese en Australische paspoorten.

Hoewel ETIAS geen visum is, riskeren reizigers die na de overgangsperiode van 12 maanden geen digitale vergunning van €20 hebben verkregen, geweigerd te worden bij het instappen door luchtvaartmaatschappijen of de toegang tot België te worden ontzegd bij de buitengrenzen. Voor Belgische bedrijven is deze verandering meer dan een administratieve formaliteit: het verandert de zorgplicht en introduceert nieuwe stappen in het boekingsproces. Travel managers moeten vastleggen of een reiziger al een ETIAS-goedkeuring heeft—geldig voor drie jaar of tot het paspoort verloopt—en extra tijd inplannen voor goedkeuring van reizen waarvan de aanvraag handmatig moet worden beoordeeld, wat tot 30 dagen kan duren.



HR-afdelingen die pendel- of rotatieprogramma’s beheren, moeten de komende reisplannen controleren om te voorkomen dat medewerkers de 90-dagen-in-180-dagen Schengenlimiet overschrijden, die onder ETIAS ongewijzigd blijft. Luchtvaartmaatschappijen en grondafhandelingsbedrijven op Brussels Airport en regionale luchthavens passen hun vertrekcontrolesoftware aan zodat de ETIAS-status zichtbaar is naast de Advance Passenger Information. Vervoerders die een niet-geschikte passagier laten instappen, riskeren boetes en de kosten van terugkeer naar het vertrekpunt.

De Belgische Federale Politie, verantwoordelijk voor grenscontroles op Zaventem, heeft aangegeven dat e-gates die de QR-code van de vergunning kunnen lezen, gefaseerd worden ingevoerd in 2027, maar dat handmatige wachtrijen in de eerste weken van het systeem langer kunnen worden. Bedrijven worden gewaarschuwd voor derde partijen die al betaalde ‘assistentie’ aanbieden. De Europese Commissie heeft het officiële portaal nog niet geopend en het FCM-rapport waarschuwt dat oplichters hiervan misbruik maken. Bedrijven wordt daarom aangeraden om centraal gecontroleerde informatie te verspreiden, alleen te verwijzen naar de officiële site van de Commissie en te overwegen de €20-kosten voor belangrijke reizigers te betalen om terugbetalingsproblemen te voorkomen.

Tot slot werkt ETIAS samen met andere EU-projecten voor grensmodernisering die België ondersteunt, zoals het biometrische Entry/Exit System (EES), dat is uitgesteld tot eind 2026. Omdat ETIAS-goedkeuring wordt gecontroleerd aan de hand van EES-gegevens, wordt het nog belangrijker dat werknemers het Schengengebied op tijd verlaten. Kortom, met minder dan zes maanden tot de lancering, hebben Belgische werkgevers een beperkte tijd om hun beleid te herzien, reizigerstraining bij te werken en hun boekingssystemen te testen voordat ETIAS live gaat.