Polen Rondt Digitaal MOS-portaal Af en Verhoogt Immigratiekosten Viermaal Vanaf 1 Januari 2026

Nog maar twee weken voor het einde van het jaar heeft Polen de laatste verordening gepubliceerd in zijn ingrijpende immigratiehervorming voor 2025. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle tijdelijke verblijfsvergunningen uitsluitend via het digitale portaal Moduł Obsługi Spraw (MOS) worden ingediend. Papieren aanvragen bij de provinciale kantoren worden voortaan direct afgewezen, en aanvragers moeten volledige scans van hun paspoort bijvoegen en ondertekenen met een gekwalificeerde elektronische handtekening.

Tegelijkertijd schieten de leges de lucht in: de standaard kosten voor een verblijfsvergunning stijgen van 100 naar 400 PLN; vergunningen voor gedetacheerde werknemers gaan naar 800 PLN; nationale visa (type D) kosten nu 200 euro in plaats van 135; en Schengenvisa (type C) stijgen naar 90 euro. Het ministerie van Binnenlandse Zaken stelt dat digitalisering de verwerkingstijd met 30 procent zal verkorten en fraude zal verminderen, maar HR-teams vrezen dat het MOS-platform, dat al gevoelig is voor time-outs, de wachtrijen alleen maar online zal verplaatsen.



Voor multinationals is de krappe tweeweekse overgangsperiode een zware dobber. Bedrijven moeten nu: 1) Trusted-Profile inloggegevens of EU eID-certificaten regelen voor elke buitenlandse medewerker; 2) gekwalificeerde e-handtekeningen aanschaffen; 3) personeel trainen in het gebruik van MOS; en 4) de verhuisbudgetten voor 2026 herberekenen. VisaHQ schat dat alleen al de leges voor een gezin van vier bij een interne overplaatsing stijgen van 800 naar 3.200 PLN. Grote bedrijven haasten zich om alle resterende papieren dossiers vóór oudejaarsavond in te dienen.

Praktische tips voor naleving zijn onder meer het maken van screenshots van elke stap in MOS (de enige bewijsstukken van tijdige indiening), extra dagen inplannen voor mogelijke serverstoringen, en alert zijn op de nieuwe limiet van 20 uur per week voor studentenarbeid, tenzij een aparte vergunning wordt verkregen. Adviseurs waarschuwen ook dat MOS binnenkort gekoppeld wordt aan belasting- en sociale zekerheidsdatabases, waardoor realtime controles mogelijk zijn: afwijkingen in loonadministratie kunnen leiden tot automatische intrekking van vergunningen.

Het Poolse model wordt nauwlettend gevolgd in Brussel, nu de EU haar Digitalisering van Visumprocedures-verordening uitrolt. Als het succesvol blijkt, kan MOS als blauwdruk dienen voor andere lidstaten – met snellere beslissingen, maar ook hogere kosten en strengere gegevensuitwisseling. Totdat alle kinderziektes zijn opgelost, wacht mobiliteitsmanagers een uitdagend eerste kwartaal.