Ombudsman Belgia Mendesak Pemerintah untuk Memodernisasi Proses Pengajuan Visa yang ‘Sulit dan Berbahaya’

Ombudsman Federal Belgia secara resmi mendesak Kementerian Luar Negeri dan Kantor Imigrasi untuk merombak prosedur visa yang saat ini mengharuskan pemohon hadir langsung di kedutaan Belgia—terkadang di zona konflik—sebelum berkas mereka diterima. Dalam laporan yang dirilis pada 16 April, Ombudsman Jérôme Aass menyatakan aturan tersebut ‘tidak memiliki dasar hukum’ dan dapat membahayakan keselamatan fisik keluarga serta menimbulkan biaya perjalanan yang sangat tinggi. Aass menyoroti kasus warga Afghanistan yang harus melakukan perjalanan ke Islamabad untuk mengajukan permohonan, dengan risiko melewati wilayah yang tidak stabil, yang bertentangan dengan komitmen Belgia terhadap perlakuan kemanusiaan. Kantor Ombudsman telah mendokumentasikan keluhan bertahun-tahun terkait waktu tunggu yang lama, penolakan yang tidak transparan, dan standar layanan yang tidak konsisten di berbagai misi. Meskipun Belgia telah membuat “prosedur Afrin” setelah putusan Pengadilan Eropa tahun 2023—yang memungkinkan pengajuan jarak jauh dalam keadaan luar biasa—Ombudsman menilai solusi ini masih parsial dan bersifat diskresioner. Rekomendasi utama meliputi: 1) menjadikan pengajuan jarak jauh (melalui email atau portal aman) sebagai opsi standar; 2) memperkenalkan wawancara video dan perangkat biometrik portabel untuk mengurangi kunjungan ke kedutaan; 3) menyelaraskan surat keputusan agar sesuai dengan norma transparansi Uni Eropa; dan 4) mengalokasikan ulang staf untuk mengurangi antrean janji di kantor dengan volume tinggi. Ombudsman juga mengusulkan dashboard publik yang menampilkan waktu proses, guna membantu perusahaan merencanakan penugasan karyawan. Bagi perusahaan multinasional, waktu sangat krusial: reformasi migrasi tenaga kerja Belgia yang mulai berlaku tahun ini sudah membuat perekrutan talenta menjadi lebih kompleks. Digitalisasi proses pengajuan yang lebih efisien akan menurunkan biaya kepatuhan untuk transfer antarperusahaan dan penempatan proyek, terutama dari pasar di mana Belgia belum memiliki jaringan konsuler penuh. Tim HR disarankan memantau konsultasi lanjutan, karena proyek percontohan bisa membuka saluran digital terbatas mulai kuartal ketiga 2026. Kementerian Luar Negeri menyatakan sedang “mempelajari rekomendasi dengan seksama” namun memperingatkan bahwa penerapan pengambilan biometrik aman di luar kedutaan memerlukan persetujuan anggaran. Para pemangku kepentingan mengharapkan rencana aksi resmi sebelum masa reses musim panas; jika perubahan tertunda, kelompok advokasi mungkin akan menempuh jalur hukum, mengacu pada preseden ECJ yang mewajibkan negara anggota menyediakan ‘alternatif yang layak’ saat pengajuan langsung tidak aman. Oleh karena itu, perusahaan disarankan bersiap bergabung dalam pengajuan industri yang menuntut jadwal transisi yang dapat diprediksi.