Hanya beberapa jam setelah pembukaan pengajuan online untuk sebagian besar kategori izin tinggal, Kantor Urusan Orang Asing Polandia (UdSC) mengeluarkan pengingat tegas pada 4 Mei 2026: setiap aplikasi MOS yang ditandatangani oleh orang selain pemohon asing—atau wali hukumnya jika pemohon di bawah umur—tidak akan diakui. Badan ini menegaskan bahwa surat kuasa tidak berlaku untuk penandatanganan elektronik aplikasi itu sendiri, meskipun kuasa diberikan untuk tindakan selanjutnya dalam prosedur. Berdasarkan perubahan Undang-Undang Orang Asing yang berlaku sejak 27 April, tanda tangan elektronik pada formulir MOS adalah syarat hukum agar aplikasi dianggap sah. Jika petugas HR, konsultan migrasi, atau bahkan pasangan menandatangani atas nama pemohon, sistem mungkin menghasilkan nomor pengajuan, tetapi kantor województwo harus menganggap pengajuan tersebut sebagai ‘nieistniejący’ (tidak ada) dan tidak mengambil tindakan selain memberi tahu warga asing tersebut. Bagi perusahaan yang terbiasa mengajukan formulir kertas dengan tanda tangan basah dari perwakilan resmi, klarifikasi ini merupakan perubahan besar dalam kepatuhan. Perusahaan kini harus memastikan setiap ekspatriat atau pekerja penugasan memiliki profil terpercaya aktif atau tanda tangan elektronik berkualifikasi sebelum pengajuan MOS dimulai. Kegagalan mematuhi aturan ini berisiko menyebabkan celah dalam izin tinggal dan kerja yang sah, yang dapat memicu pembekuan penggajian, denda jaminan sosial, dan penundaan perjalanan bisnis yang dipaksakan. Pemberitahuan UdSC juga menegaskan bahwa kantor województwo tidak akan lagi mengeluarkan surat kekurangan dokumen dalam kasus seperti ini, sehingga menghilangkan masa tenggang yang sebelumnya digunakan untuk memperbaiki kesalahan tanda tangan. Tim mobilitas sebaiknya memasukkan pemeriksaan tanda tangan sebelum pengajuan ke dalam prosedur standar mereka dan memperhitungkan waktu tambahan dalam jadwal proyek, terutama untuk perpindahan kelompok besar.
