เพียงไม่กี่ชั่วโมงหลังจากเปิดให้ยื่นคำขอใบอนุญาตพักอาศัยออนไลน์ในหมวดหมู่ส่วนใหญ่ สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองโปแลนด์ (UdSC) ได้ออกประกาศเตือนอย่างเข้มงวดเมื่อวันที่ 4 พฤษภาคม 2026 ว่า คำขอ MOS ที่ลงนามโดยบุคคลอื่นที่ไม่ใช่ผู้ยื่นคำขอชาวต่างชาติ หรือผู้ปกครองตามกฎหมายในกรณีผู้เยาว์ จะไม่ได้รับการยอมรับ สำนักงานเน้นย้ำว่า หนังสือมอบอำนาจไม่ครอบคลุมถึงการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ในคำขอ แม้ว่าตัวแทนจะได้รับอนุญาตให้ดำเนินการในขั้นตอนต่อไปก็ตาม ตามการแก้ไขกฎหมายคนต่างด้าวที่มีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 27 เมษายน การลงนามอิเล็กทรอนิกส์ในแบบฟอร์ม MOS เป็นข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับการมีอยู่ของคำขอ หากเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ที่ปรึกษาด้านการย้ายถิ่น หรือแม้แต่คู่สมรสลงนามแทนผู้ยื่นคำขอ ระบบอาจสร้างหมายเลขการยื่นคำขอได้ แต่สำนักงานจังหวัดจะต้องถือว่าการยื่นคำขอนั้นเป็น ‘nieistniejący’ (ไม่มีอยู่จริง) และจะไม่ดำเนินการใดๆ นอกจากแจ้งให้ชาวต่างชาติทราบ สำหรับนายจ้างที่คุ้นเคยกับการยื่นแบบฟอร์มกระดาษที่มีลายเซ็นหมึกจากตัวแทนที่ได้รับอนุญาต การชี้แจงนี้ถือเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในเรื่องการปฏิบัติตามกฎหมาย บริษัทต้องมั่นใจว่าชาวต่างชาติหรือผู้ได้รับมอบหมายแต่ละคนมีโปรไฟล์ที่เชื่อถือได้หรือมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรองก่อนเริ่มยื่นคำขอ MOS หากไม่ปฏิบัติตาม อาจเกิดช่องว่างในการพำนักและการอนุญาตทำงานอย่างถูกกฎหมาย ซึ่งอาจนำไปสู่การระงับการจ่ายเงินเดือน การถูกลงโทษทางประกันสังคม และการเลื่อนการเดินทางธุรกิจโดยบังคับ ประกาศของ UdSC ยังยืนยันว่า สำนักงานจังหวัดจะไม่ออกหนังสือแจ้งขาดเอกสารในกรณีดังกล่าวอีกต่อไป ซึ่งหมายความว่าจะไม่มีช่วงเวลาผ่อนผันสำหรับแก้ไขข้อผิดพลาดเกี่ยวกับลายเซ็น ทีมงานด้านการเคลื่อนย้ายบุคลากรจึงควรเพิ่มขั้นตอนตรวจสอบลายเซ็นก่อนยื่นคำขอเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการปฏิบัติงานมาตรฐาน และเผื่อเวลามากขึ้นในแผนงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการย้ายกลุ่มขนาดใหญ่
แหล่งที่มา: Urząd do Spraw Cudzoziemców (gov.pl)
