Nur wenige Stunden nach der Einführung der Online-Antragsstellung für die meisten Kategorien von Aufenthaltstiteln erinnerte das polnische Amt für Ausländer (UdSC) am 4. Mai 2026 eindringlich daran: Jeder MOS-Antrag, der von einer anderen Person als dem ausländischen Antragsteller selbst – oder dessen gesetzlichem Vertreter bei Minderjährigen – unterschrieben wird, wird schlichtweg nicht anerkannt. Die Behörde betonte, dass Vollmachten nicht das elektronische Unterschreiben des Antrags selbst abdecken, auch wenn ein Bevollmächtigter später im Verfahren handeln darf.
Nach den am 27. April in Kraft getretenen Änderungen des Ausländergesetzes ist die elektronische Unterschrift auf dem MOS-Formular eine rechtliche Voraussetzung für die Gültigkeit des Antrags. Wenn ein Personalverantwortlicher, Migrationsberater oder sogar der Ehepartner anstelle des Antragstellers unterschreibt, kann das System zwar eine Eingangsnummer generieren, das Woiwodschaftsamt muss den Antrag jedoch als „nieistniejący“ (nicht existent) einstufen und darf keine weiteren Schritte unternehmen, außer den Ausländer zu benachrichtigen.
![UdSC warnt: Anträge auf MOS-Aufenthaltserlaubnis, die von Dritten unterschrieben werden, gelten als „nicht existent“]()
Für Arbeitgeber, die bisher Papierformulare mit handschriftlichen Unterschriften autorisierter Vertreter eingereicht haben, bedeutet diese Klarstellung eine erhebliche Umstellung in der Compliance. Unternehmen müssen nun sicherstellen, dass jeder Expat oder Entsandte vor der Antragstellung über ein aktives vertrauenswürdiges Profil oder eine qualifizierte elektronische Signatur verfügt. Andernfalls drohen Lücken im rechtlichen Aufenthalts- und Arbeitsstatus, was zu Gehaltsaussetzungen, Sozialversicherungsstrafen und erzwungenen Verschiebungen von Geschäftsreisen führen kann.
Die Mitteilung des UdSC bestätigt zudem, dass die Woiwodschaftsämter in solchen Fällen keine Nachbesserungsaufforderungen mehr versenden werden, wodurch die bisherige Nachfrist zur Korrektur von Unterschriftsfehlern entfällt. Mobility-Teams sollten daher Vorabprüfungen der Unterschriften in ihre Standardprozesse integrieren und zusätzliche Vorlaufzeiten in ihre Projektpläne einrechnen – insbesondere bei größeren Gruppenverlegungen.
Nach den am 27. April in Kraft getretenen Änderungen des Ausländergesetzes ist die elektronische Unterschrift auf dem MOS-Formular eine rechtliche Voraussetzung für die Gültigkeit des Antrags. Wenn ein Personalverantwortlicher, Migrationsberater oder sogar der Ehepartner anstelle des Antragstellers unterschreibt, kann das System zwar eine Eingangsnummer generieren, das Woiwodschaftsamt muss den Antrag jedoch als „nieistniejący“ (nicht existent) einstufen und darf keine weiteren Schritte unternehmen, außer den Ausländer zu benachrichtigen.
Für Arbeitgeber, die bisher Papierformulare mit handschriftlichen Unterschriften autorisierter Vertreter eingereicht haben, bedeutet diese Klarstellung eine erhebliche Umstellung in der Compliance. Unternehmen müssen nun sicherstellen, dass jeder Expat oder Entsandte vor der Antragstellung über ein aktives vertrauenswürdiges Profil oder eine qualifizierte elektronische Signatur verfügt. Andernfalls drohen Lücken im rechtlichen Aufenthalts- und Arbeitsstatus, was zu Gehaltsaussetzungen, Sozialversicherungsstrafen und erzwungenen Verschiebungen von Geschäftsreisen führen kann.
Die Mitteilung des UdSC bestätigt zudem, dass die Woiwodschaftsämter in solchen Fällen keine Nachbesserungsaufforderungen mehr versenden werden, wodurch die bisherige Nachfrist zur Korrektur von Unterschriftsfehlern entfällt. Mobility-Teams sollten daher Vorabprüfungen der Unterschriften in ihre Standardprozesse integrieren und zusätzliche Vorlaufzeiten in ihre Projektpläne einrechnen – insbesondere bei größeren Gruppenverlegungen.
