Chỉ vài giờ sau khi mở đăng ký trực tuyến cho hầu hết các loại giấy phép cư trú, Văn phòng Người nước ngoài Ba Lan (UdSC) đã đưa ra cảnh báo nghiêm ngặt vào ngày 4 tháng 5 năm 2026: bất kỳ đơn MOS nào không do chính người nước ngoài nộp đơn ký hoặc người giám hộ hợp pháp của họ trong trường hợp là trẻ vị thành niên ký sẽ không được công nhận. Cơ quan này nhấn mạnh rằng giấy ủy quyền không cho phép ký điện tử trực tiếp vào đơn, dù người được ủy quyền có thể được phép thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình. Theo sửa đổi Luật Người nước ngoài có hiệu lực từ ngày 27 tháng 4, chữ ký điện tử trên mẫu đơn MOS là điều kiện pháp lý bắt buộc để đơn được xem là hợp lệ. Nếu nhân viên nhân sự, tư vấn di trú hoặc thậm chí là vợ/chồng ký thay người nộp đơn, hệ thống có thể tạo mã số nộp đơn, nhưng văn phòng tỉnh sẽ coi đơn là ‘nieistniejący’ (không tồn tại) và không xử lý gì ngoài việc thông báo cho người nước ngoài. Đối với các nhà tuyển dụng quen với việc nộp đơn giấy có chữ ký mực ướt của đại diện được ủy quyền, quy định này là một thay đổi lớn về tuân thủ. Các công ty giờ đây phải đảm bảo mỗi người lao động nước ngoài hoặc người được điều động có hồ sơ tin cậy hoặc chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn trước khi bắt đầu nộp đơn MOS. Vi phạm có thể dẫn đến khoảng trống trong việc cư trú và giấy phép làm việc hợp pháp, gây ra việc tạm ngưng trả lương, phạt bảo hiểm xã hội và hoãn chuyến công tác bắt buộc. Thông báo của UdSC cũng xác nhận rằng các văn phòng tỉnh sẽ không còn gửi thư yêu cầu bổ sung trong các trường hợp này, loại bỏ thời gian gia hạn trước đây để sửa lỗi chữ ký. Do đó, các nhóm di chuyển nhân sự nên xây dựng quy trình kiểm tra chữ ký trước khi nộp đơn vào quy trình vận hành chuẩn và tính thêm thời gian dự phòng vào kế hoạch dự án, đặc biệt với các đợt di chuyển nhóm lớn.
