Poche ore dopo l’apertura delle domande online per la maggior parte delle categorie di permesso di soggiorno, l’Ufficio per gli Stranieri della Polonia (UdSC) ha lanciato un avviso severo il 4 maggio 2026: qualsiasi domanda MOS firmata da una persona diversa dal richiedente straniero – o dal suo tutore legale in caso di minori – non sarà riconosciuta. L’agenzia ha sottolineato che le procure non autorizzano la firma elettronica della domanda stessa, anche se un delegato è autorizzato ad agire successivamente nella procedura. Secondo le modifiche alla Legge sugli Stranieri entrate in vigore il 27 aprile, la firma elettronica sul modulo MOS è un requisito legale imprescindibile per la validità della domanda. Se un responsabile HR, un consulente per la migrazione o persino il coniuge firma al posto del richiedente, il sistema può generare un numero di protocollo, ma l’ufficio voivodale dovrà considerare la domanda come «nieistniejący» (inesistente) e non potrà procedere se non notificando il cittadino straniero. Per le aziende abituate a presentare moduli cartacei con firme autografe di rappresentanti autorizzati, questa precisazione rappresenta un cambiamento significativo in termini di conformità. Ora le imprese devono assicurarsi che ogni espatriato o assegnato disponga di un profilo di fiducia attivo o di una firma elettronica qualificata prima di avviare qualsiasi domanda MOS. Il mancato rispetto di questa norma può causare interruzioni nella regolarità del soggiorno e dell’autorizzazione al lavoro, con possibili blocchi delle buste paga, sanzioni previdenziali e rinvii obbligati di trasferte aziendali. L’avviso dell’UdSC conferma inoltre che gli uffici voivodali non emetteranno più lettere di integrazione in questi casi, eliminando il periodo di tolleranza precedentemente concesso per correggere errori di firma. I team di mobilità dovrebbero quindi integrare controlli preventivi delle firme nelle procedure operative standard e prevedere tempi supplementari nei piani di progetto, soprattutto per trasferimenti di gruppo di grandi dimensioni.
