Slechts enkele uren na de opening van de online indiening voor de meeste verblijfsvergunningcategorieën, gaf het Poolse Bureau voor Buitenlanders (UdSC) op 4 mei 2026 een duidelijke waarschuwing: elke MOS-aanvraag die wordt ondertekend door iemand anders dan de buitenlandse aanvrager zelf – of diens wettelijke voogd in het geval van minderjarigen – wordt simpelweg niet erkend. De instantie benadrukte dat volmachten niet toestaan dat de aanvraag elektronisch wordt ondertekend, ook al is een gemachtigde later in de procedure bevoegd om op te treden. Volgens de wijzigingen in de Vreemdelingenwet die op 27 april van kracht werden, is de elektronische handtekening op een MOS-formulier een wettelijke vereiste voor het bestaan van de aanvraag. Als een HR-medewerker, migratieadviseur of zelfs een echtgenoot namens de aanvrager tekent, kan het systeem wel een indieningsnummer genereren, maar moet het voivodeschap de aanvraag als ‘nieistniejący’ (niet-bestaand) beschouwen en geen verdere actie ondernemen behalve het informeren van de buitenlander. Voor werkgevers die gewend zijn papieren formulieren met handtekeningen van bevoegde vertegenwoordigers in te dienen, betekent deze verduidelijking een grote verandering in de naleving. Bedrijven moeten er nu voor zorgen dat elke expat of gedetacheerde een actief betrouwbaar profiel of een gekwalificeerde elektronische handtekening heeft voordat een MOS-aanvraag kan worden gestart. Niet-naleving kan leiden tot hiaten in het legale verblijf en werkvergunning, met mogelijke gevolgen zoals loonbetalingsbevriezingen, boetes voor sociale zekerheid en gedwongen uitstel van zakelijke reizen. De mededeling van UdSC bevestigt ook dat voivodeschapkantoren in dergelijke gevallen geen tekortkomingsbrieven meer zullen versturen, waardoor de gebruikelijke hersteltermijn voor handtekeningfouten komt te vervallen. Mobiliteitsteams doen er daarom goed aan om vooraf controles op handtekeningen in hun standaardprocedures op te nemen en extra tijd in te calculeren in projectplanningen, vooral bij grootschalige verhuizingen.
