Sertifikat Online Gantikan Cap Paspor untuk Pengajuan Izin Tinggal di Polandia

Warga negara asing yang mengajukan izin tinggal sementara di Polandia kini tidak lagi menerima cap imigrasi berbentuk persegi panjang di paspor mereka. Sejak 27 April 2026, semua pengajuan standar harus dilakukan melalui portal pengajuan elektronik pemerintah, Moduł Obsługi Spraw (MOS). Setelah petugas województwo melakukan pemeriksaan kelengkapan awal, pemohon dapat mengunduh file PDF yang secara otomatis dibuat sebagai bukti bahwa pengajuan telah dilakukan tepat waktu. Dokumen ini memiliki segel digital dan kode QR yang dapat dipindai oleh petugas penjaga perbatasan.

Perubahan ini berasal dari amandemen Pasal 108 Undang-Undang tentang Orang Asing (Dz.U. 2025 nomor 1794) dan peraturan Kementerian Dalam Negeri yang mulai berlaku musim semi ini. Sertifikat tersebut memiliki kekuatan hukum yang sama dengan cap lama: masa tinggal pemohon dianggap sah sejak tanggal pengajuan hingga keputusan izin tinggal menjadi final. Namun, sertifikat ini tidak memberikan hak untuk bekerja atau keluar-masuk Wilayah Schengen—ketentuan tersebut bergantung pada status sebelumnya atau kepemilikan visa atau kartu tinggal yang berlaku dari negara anggota lain.



Manajer mobilitas perusahaan perlu memperbarui daftar pemeriksaan kepatuhan mereka. Staf HR tidak lagi dapat meminta paspor yang dicap sebagai bukti pengajuan perpanjangan; mereka harus meminta pengakuan MOS beserta sertifikat yang dapat diunduh. Organisasi yang mengandalkan tenaga kerja asing dari negara ketiga untuk proyek harus memperingatkan karyawan bahwa perjalanan internasional selama masa pengajuan izin yang belum selesai dapat membahayakan hak masuk kembali jika karyawan tidak memiliki status lain yang memberikan hak tersebut. Praktik terbaik adalah mendapatkan konfirmasi tertulis dari kantor województwo yang berwenang sebelum memesan perjalanan apa pun.

Digitalisasi ini juga membawa implikasi operasional. Pengajuan izin tinggal kini mengharuskan warga asing untuk melakukan autentikasi melalui sistem profil terpercaya Polandia atau tanda tangan elektronik berkualifikasi. Pemberi kerja yang harus menandatangani lampiran akan menerima tautan sekali pakai yang berlaku selama 30 hari; tanda tangan terlambat akan menghambat pengajuan elektronik. Karena MOS saat ini belum dapat digunakan untuk mengubah berkas yang sudah diajukan, pemohon harus memeriksa setiap data sebelum menekan tombol “kirim” dan harus melaporkan perubahan berikutnya (misalnya alamat baru atau pemberi kerja baru) secara tertulis atau melalui kotak surat elektronik resmi.

Akhirnya, reformasi ini juga menyampaikan pesan politik. Pemerintah mendapat tekanan untuk mempercepat waktu proses yang masih bisa melebihi target 60 hari yang diatur undang-undang. Dengan menghilangkan cap paspor manual dan memusatkan pengumpulan data, Kementerian Dalam Negeri berharap staf dapat lebih fokus pada pemeriksaan substansial. Apakah perubahan ini akan menghasilkan keputusan yang lebih cepat masih harus dilihat, tetapi langkah ini membawa Polandia sejajar dengan negara-negara Uni Eropa lain yang telah menghapus artefak pengajuan fisik demi dokumen konfirmasi yang dapat dibaca mesin.