Online certificaat vervangt paspoortstempel bij Poolse verblijfsaanvragen

Buitenlanders die een tijdelijke verblijfsvergunning in Polen aanvragen, krijgen geen rechthoekige immigratiestempel meer in hun paspoort. Sinds 27 april 2026 moeten alle standaardaanvragen via het overheidsportaal Moduł Obsługi Spraw (MOS) digitaal worden ingediend. Nadat een ambtenaar van het woiwodschap een eerste controle op volledigheid heeft uitgevoerd, kan de aanvrager een automatisch gegenereerde PDF downloaden die bevestigt dat de aanvraag op tijd is ingediend. Dit document is digitaal verzegeld en bevat een QR-code die door grensbewakingsambtenaren kan worden gescand.

Deze wijziging vloeit voort uit de aanpassing van artikel 108 van de Wet op Buitenlanders (Dz.U. 2025, item 1794) en een ministeriële regeling van Binnenlandse Zaken die deze lente van kracht werd. Het certificaat heeft dezelfde juridische waarde als de oude stempel: het verblijf van de aanvrager wordt als legaal beschouwd vanaf de datum van indiening tot de verblijfsbeslissing definitief is. Het certificaat verleent echter op zichzelf geen recht op werken of op het verlaten en opnieuw binnenkomen van het Schengengebied – deze rechten hangen af van de eerdere status van de aanvrager of het bezit van een geldige visum of verblijfskaart van een andere lidstaat.



Mobiliteitsmanagers binnen bedrijven moeten hun compliance-checklists bijwerken. HR-medewerkers kunnen niet langer om een gestempeld paspoort vragen als bewijs dat een verlenging is ingediend; zij moeten de MOS-bevestiging samen met het downloadbare certificaat opvragen. Organisaties die afhankelijk zijn van derdelanders voor projectwerk moeten hun medewerkers waarschuwen dat internationale reizen tijdens de periode van een lopende vergunning het risico op hernieuwde binnenkomst kunnen vergroten als de werknemer niet over een andere status beschikt die terugkeersrechten garandeert. De beste praktijk is om schriftelijke bevestiging van het bevoegde woiwodschap te verkrijgen voordat een reis wordt geboekt.

De digitalisering heeft ook operationele gevolgen. Het indienen van een verblijfsvergunning vereist nu dat de buitenlander zich authenticeert via het Poolse trusted-profile systeem of met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Werkgevers die bijlagen mede moeten ondertekenen, ontvangen een eenmalige link die 30 dagen geldig is; een te late handtekening blokkeert de elektronische indiening. Omdat MOS momenteel niet kan worden gebruikt om een reeds ingediend dossier te wijzigen, moeten aanvragers alle gegevens zorgvuldig controleren voordat ze op “verzenden” klikken en eventuele latere wijzigingen (zoals een nieuw adres of nieuwe werkgever) schriftelijk of via de officiële elektronische mailbox melden.

Tot slot draagt de hervorming ook een politieke boodschap uit. De regering staat onder druk om de verwerkingstijden te verkorten, die nog steeds ruim boven de wettelijke termijn van 60 dagen kunnen uitkomen. Door handmatige paspoortstempels te elimineren en de gegevensverzameling te centraliseren, hoopt het ministerie van Binnenlandse Zaken personeel vrij te maken om zich te richten op inhoudelijke beoordelingen. Of deze verandering daadwerkelijk leidt tot snellere beslissingen, moet nog blijken, maar hiermee sluit Polen aan bij andere EU-landen die fysieke indieningsbewijzen al hebben afgeschaft ten gunste van machineleesbare bevestigingsdocumenten.