Il certificato online sostituisce il timbro sul passaporto per le domande di residenza in Polonia

I cittadini stranieri che richiedono un permesso di soggiorno temporaneo in Polonia non ricevono più il timbro rettangolare sul passaporto. Dal 27 aprile 2026, tutte le domande standard devono essere presentate tramite il portale elettronico Moduł Obsługi Spraw (MOS) del governo. Dopo un controllo preliminare di completezza da parte dell’ufficiale del voivodato, il richiedente può scaricare un PDF generato automaticamente che conferma l’avvenuta presentazione della domanda entro i termini. Il documento è sigillato digitalmente e contiene un codice QR che gli agenti di frontiera possono scansionare.

La modifica deriva dalla revisione dell’articolo 108 della Legge sugli Stranieri (Dz.U. 2025, n. 1794) e da un regolamento del Ministero dell’Interno entrato in vigore questa primavera. Il certificato ha lo stesso valore legale del vecchio timbro: il soggiorno del richiedente è considerato legale dalla data di presentazione fino alla decisione definitiva sul permesso. Tuttavia, non conferisce automaticamente il diritto di lavorare né di uscire e rientrare nell’area Schengen, condizioni che dipendono dallo status precedente del richiedente o dal possesso di un visto o carta di soggiorno valida di un altro Stato membro.



I responsabili della mobilità aziendale devono aggiornare le loro checklist di conformità. Il personale HR non può più richiedere il passaporto timbrato come prova della domanda di proroga; deve invece richiedere la ricevuta MOS insieme al certificato scaricabile. Le organizzazioni che impiegano cittadini di paesi terzi per progetti devono avvisare i dipendenti che viaggiare all’estero durante il periodo di attesa del permesso può compromettere il rientro se il lavoratore non possiede uno status che garantisca il diritto di ritorno. La prassi migliore è ottenere una conferma scritta dall’ufficio voivodale competente prima di prenotare qualsiasi viaggio.

La digitalizzazione comporta anche implicazioni operative. La presentazione della domanda richiede ora che lo straniero si autentichi tramite il sistema di profilo fidato polacco o una firma elettronica qualificata. I datori di lavoro che devono co-firmare gli allegati ricevono un link valido per 30 giorni; una firma tardiva blocca la presentazione elettronica. Poiché MOS non consente attualmente di modificare una domanda già inviata, i richiedenti devono verificare attentamente ogni dato prima di inviare e comunicare eventuali cambiamenti successivi (ad esempio nuovo indirizzo o datore di lavoro) tramite modulo cartaceo o casella elettronica ufficiale.

Infine, la riforma lancia un messaggio politico. Il governo è sotto pressione per ridurre i tempi di elaborazione, che spesso superano i 60 giorni previsti dalla legge. Eliminando i timbri manuali sul passaporto e centralizzando la raccolta dati, il Ministero dell’Interno punta a liberare risorse per concentrarsi sulle valutazioni sostanziali. Resta da vedere se questo si tradurrà in decisioni più rapide, ma la mossa allinea la Polonia ad altri Stati UE che hanno già abolito i documenti cartacei a favore di conferme digitali leggibili da macchina.