Online-Zertifikat ersetzt Passstempel bei polnischen Aufenthaltsanträgen

Ausländische Staatsangehörige, die eine befristete Aufenthaltserlaubnis in Polen beantragen, erhalten keinen rechteckigen Einwanderungsstempel mehr im Reisepass. Seit dem 27. April 2026 müssen alle Standardanträge über das staatliche E-Portal Moduł Obsługi Spraw (MOS) eingereicht werden. Nach einer ersten Vollständigkeitsprüfung durch die Woiwodschaftsbehörde kann der Antragsteller ein automatisch generiertes PDF herunterladen, das die fristgerechte Antragstellung bestätigt. Das Dokument ist digital versiegelt und enthält einen QR-Code, den Grenzschutzbeamte scannen können.

Diese Änderung basiert auf der Novelle von Artikel 108 des Ausländergesetzes (Dz.U. 2025, Nr. 1794) sowie einer Verordnung des Innenministeriums, die im Frühjahr in Kraft trat. Die Bescheinigung hat dieselbe rechtliche Wirkung wie der bisherige Stempel: Der Aufenthalt des Antragstellers gilt ab dem Zeitpunkt der Antragstellung bis zur endgültigen Entscheidung als legal. Allerdings berechtigt sie nicht automatisch zur Arbeitsaufnahme oder zur Aus- und Wiedereinreise in den Schengen-Raum – diese Rechte hängen vom vorherigen Status oder einem gültigen Visum bzw. einer Aufenthaltserlaubnis eines anderen Mitgliedstaates ab.



Personalverantwortliche in Unternehmen müssen ihre Compliance-Checklisten anpassen. HR-Mitarbeiter dürfen nicht mehr nach einem gestempelten Reisepass als Nachweis für eine Verlängerung fragen, sondern sollten die MOS-Bestätigung zusammen mit dem herunterladbaren Zertifikat anfordern. Organisationen, die auf Drittstaatsangehörige für Projektarbeiten angewiesen sind, müssen ihre Mitarbeitenden darauf hinweisen, dass internationale Reisen während der Bearbeitungszeit des Antrags die Wiedereinreise gefährden können, wenn kein anderer Status mit Rückkehrrecht vorliegt. Best Practice ist, vor Reisebuchungen eine schriftliche Bestätigung der zuständigen Woiwodschaftsbehörde einzuholen.

Die Digitalisierung hat auch operative Auswirkungen: Die Antragstellung erfordert nun eine Authentifizierung über das polnische Vertrauensprofil-System oder eine qualifizierte elektronische Signatur. Arbeitgeber, die Anlagen mitunterzeichnen müssen, erhalten einen einmaligen Link, der 30 Tage gültig ist; eine verspätete Unterschrift blockiert die elektronische Einreichung. Da MOS derzeit keine Änderungen an bereits eingereichten Anträgen erlaubt, müssen Antragsteller alle Angaben vor dem Absenden sorgfältig prüfen und etwaige Änderungen (z. B. neue Adresse oder neuer Arbeitgeber) schriftlich oder über das offizielle elektronische Postfach melden.

Schließlich sendet die Reform auch ein politisches Signal: Die Regierung steht unter Druck, die Bearbeitungszeiten zu verkürzen, die oft deutlich über der gesetzlich vorgesehenen Frist von 60 Tagen liegen. Durch den Wegfall manueller Passstempel und die Zentralisierung der Datenerfassung hofft das Innenministerium, Personalressourcen für die inhaltliche Prüfung freizusetzen. Ob dies zu schnelleren Entscheidungen führt, bleibt abzuwarten. Mit diesem Schritt orientiert sich Polen an anderen EU-Staaten, die physische Einreichungsnachweise bereits durch maschinenlesbare Bestätigungsdokumente ersetzt haben.