Chứng chỉ trực tuyến thay thế dấu hộ chiếu trong hồ sơ xin cư trú tại Ba Lan

Người nước ngoài xin giấy phép cư trú tạm thời tại Ba Lan không còn nhận con dấu nhập cư hình chữ nhật trong hộ chiếu nữa. Kể từ ngày 27 tháng 4 năm 2026, tất cả các đơn xin tiêu chuẩn phải được nộp qua cổng điện tử Moduł Obsługi Spraw (MOS) của chính phủ. Khi nhân viên cấp tỉnh kiểm tra sơ bộ tính đầy đủ của hồ sơ, người nộp đơn có thể tải về một file PDF tự động xác nhận đơn đã được nộp đúng hạn. Tài liệu này được đóng dấu kỹ thuật số và chứa mã QR để nhân viên biên phòng quét. Thay đổi này xuất phát từ việc sửa đổi Điều 108 của Luật Người nước ngoài (Dz.U. 2025 mục 1794) và quy định của Bộ Nội vụ có hiệu lực từ mùa xuân năm nay. Giấy chứng nhận có hiệu lực pháp lý tương đương con dấu cũ: thời gian cư trú của người nộp đơn được coi là hợp pháp từ ngày nộp đơn cho đến khi quyết định cư trú có hiệu lực cuối cùng. Tuy nhiên, giấy này không tự động cấp quyền làm việc hay quyền ra vào Khu vực Schengen — những điều kiện này phụ thuộc vào tình trạng trước đó của người nộp đơn hoặc việc sở hữu visa hoặc thẻ cư trú hợp lệ từ quốc gia thành viên khác. Các quản lý di chuyển nhân sự cần cập nhật danh sách kiểm tra tuân thủ. Nhân viên nhân sự không còn được yêu cầu hộ chiếu có con dấu làm bằng chứng đã gia hạn; thay vào đó, họ nên yêu cầu giấy xác nhận MOS cùng với chứng nhận có thể tải về. Các tổ chức sử dụng người nước ngoài từ các quốc gia thứ ba cho công việc dự án cần cảnh báo nhân viên rằng việc đi lại quốc tế trong thời gian chờ cấp phép có thể gây rủi ro không được nhập cảnh trở lại nếu nhân viên không có tình trạng khác cho phép quyền trở về. Thực hành tốt nhất là nhận xác nhận bằng văn bản từ văn phòng cấp tỉnh có thẩm quyền trước khi đặt chuyến đi. Việc số hóa cũng ảnh hưởng đến quy trình vận hành. Việc nộp đơn xin giấy phép cư trú giờ đây yêu cầu người nước ngoài xác thực qua hệ thống hồ sơ tin cậy của Ba Lan hoặc chữ ký điện tử có chứng nhận. Nhà tuyển dụng phải đồng ký các tài liệu đính kèm sẽ nhận được liên kết dùng một lần có hiệu lực 30 ngày; ký muộn sẽ chặn việc nộp hồ sơ điện tử. Vì MOS hiện chưa hỗ trợ sửa đổi hồ sơ đã nộp, người nộp đơn phải kiểm tra kỹ từng thông tin trước khi gửi và thông báo mọi thay đổi sau đó (ví dụ như địa chỉ mới hoặc nhà tuyển dụng mới) bằng giấy hoặc qua hộp thư điện tử chính thức. Cuối cùng, cải cách này cũng gửi đi thông điệp chính trị. Chính phủ đang chịu áp lực rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, vốn vẫn có thể kéo dài vượt quá mục tiêu 60 ngày theo luật định. Bằng cách loại bỏ việc đóng dấu thủ công trên hộ chiếu và tập trung hóa việc thu thập dữ liệu, Bộ Nội vụ hy vọng sẽ giải phóng nhân lực để tập trung vào việc thẩm định nội dung hồ sơ. Liệu thay đổi này có giúp quyết định nhanh hơn hay không vẫn còn phải chờ, nhưng động thái này đưa Ba Lan hòa nhập với các quốc gia EU khác đã loại bỏ các chứng từ giấy truyền thống, thay vào đó sử dụng tài liệu xác nhận có thể đọc bằng máy.