Arbeitgeber bereiten sich auf 2026 vor, da Polen die Vorschriften für ausländische Arbeitskräfte verschärft

Eine ausführliche Analyse von Business Insider Polska, bestätigt am 24. November von VisaHQ, zeigt, wie die für 2025 geplante Reform des polnischen Ausländerechts – mit vollständiger Digitalisierung der Arbeitserlaubnis-Anträge und verschärften Meldepflichten – die Personalabteilungen bereits jetzt stark belastet. Die elektronische Antragstellung ermöglicht zwar Echtzeit-Transparenz, offenbart aber auch Uneinheitlichkeiten zwischen den Woiwodschaftsämtern, was Unternehmen verunsichert, wie sie die neuen Meldefristen von sieben Tagen vor Arbeitsbeginn einhalten sollen.

Für 2026 zeichnen sich drei entscheidende Meilensteine ab. Erstens läuft das Sondergesetz aus, das über eine Million vertriebene Ukrainer von den regulären Arbeitserlaubnis-Quoten befreit – ohne gesetzgeberisches Eingreifen drohen wieder jährliche Obergrenzen. Zweitens führt die gesetzliche Erhöhung des nationalen Mindestlohns zum 1. Januar automatisch zu höheren Gehaltsschwellen in den Arbeitserlaubnis- und Ein-Permit-Regelungen (siehe separaten Bericht unten). Drittens sollen neue Entwürfe die Meldepflichten für Saisonarbeitskräfte verschärfen und schnelle Sanktionen für Arbeitgeber einführen, die den Arbeitsbeginn nicht melden.



Rechtsberater warnen, dass nach Auslaufen der ukrainischen Sonderregelungen Unternehmen um eine begrenzte Anzahl von Arbeitserlaubnissen konkurrieren müssen, was zu längeren Bearbeitungszeiten und höheren Rekrutierungskosten führt. Kleinere Arbeitgeber stehen vor steilen Lernkurven, während multinationale Konzerne Jahresendprüfungen planen, Jobprofile mit ukrainischen Fachkräften analysieren und ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen E-Portal schulen.

Praktische Empfehlungen umfassen die Budgetierung längerer Vorlaufzeiten für Verlängerungen, die Aktualisierung der Kostenkalkulation für entsandte Arbeitnehmer sowie die Anpassung von Umzugskostenpauschalen, da Lohnerhöhungen Expatriates in höhere Steuerklassen bringen können. Wer sich nicht anpasst, riskiert Bußgelder von bis zu 50.000 PLN gemäß den Änderungen ab Juni 2025.